1. Wat is een Creditnota?
Een creditnota is eigenlijk een 'omgekeerde factuur' of een 'negatieve factuur'.
Wanneer gebruik je het? Als een factuur die al is betaald (status 'Betaald') moet worden rechtgezet.
Waarom niet gewoon verwijderen? Voor de Belastingdienst moet je factuurnummering altijd opeenvolgend zijn. Als je factuur FAC-001 verwijdert, ontstaat er een gat in je boekhouding. Een creditnota (bijv. CN-001) streept het bedrag van de originele factuur officieel weg.
2. Hoe maak ik een Creditnota aan?
In FITsociety is dit gelukkig met een paar klikken geregeld:
Ga naar Financiën > Facturen.
Zoek de factuur op die je wilt corrigeren en klik op de drie puntjes (...) aan het einde van de regel.
Kies de optie 'Maak creditnota'.
Er opent een scherm waarin je kunt kiezen:
Volledig crediteren: Het volledige bedrag wordt kwijtgescholden/teruggezet.
Gedeeltelijk crediteren: Je vergoedt slechts een deel van het bedrag (bijv. omdat de klant één les heeft gemist).
Klik op 'Opslaan'. Er wordt nu een officieel document gegenereerd dat de originele factuur (deels) vereffent.
3. Terugbetalingen (Refunds)
Let op: Het aanmaken van een creditnota betekent in sommige systemen niet automatisch dat het geld ook teruggestort wordt naar de bankrekening van de klant.
Hoe werkt het terugstorten?
Via Stripe/Mollie: Als de betaling via de app is gegaan, kun je vaak vanuit het factuurdetail-scherm op 'Terugbetalen' klikken.
Tijdslijn: Zodra jij op 'Terugbetalen' klikt, duurt het meestal 5 tot 10 werkdagen voordat het geld weer op de rekening van de klant staat. Dit hangt af van de bank van de klant.
Handmatige terugbetaling: Heb je het geld contant ontvangen of via een eigen overboeking? Dan moet je het bedrag ook handmatig via je eigen bank-app terugstorten naar de klant.
4. Annuleren vs. Crediteren
Wanneer gebruik je welke knop?
Situatie | Actie | Status Factuur |
De factuur is nog een Concept | Je kunt de factuur gewoon Verwijderen. | Geen spoor in boekhouding. |
De factuur is Openstaand (niet betaald) | Gebruik de knop 'Annuleren'. | Factuur blijft in systeem met status 'Geannuleerd'. |
De factuur is al Betaald | Maak een 'Creditnota' aan. | Factuur blijft 'Betaald', de creditnota streept het bedrag weg. |
Exporteren naar Spreadsheets
Pro-tip voor de coach:
Stuur de klant altijd even een kort berichtje als je een creditnota aanmaakt. In hun app zien zij namelijk een 'negatief bedrag' verschijnen, en het is wel zo netjes om uit te leggen dat dit de correctie is op hun eerdere factuur.