Naar de hoofdinhoud

E-mails personaliseren in FITsociety

Meer dan een week geleden bijgewerkt

Deze handleiding is voor coaches, studio-eigenaren en teamleden die zelf e-mails willen aanpassen in FITsociety. Je hebt hiervoor geen technische kennis nodig.

Met e-mailpersonalisatie kun je:

  • de tekst van systeemmails aanpassen

  • jouw logo en afzender gebruiken

  • knoppen en app-downloadlinks toevoegen

  • bijlagen meesturen

  • vooraf controleren hoe de mail eruitziet in lichte en donkere modus

In dit artikel

  1. Wat je precies kunt aanpassen

  2. Zo werkt e-mailopmaak (in gewone taal)

  3. Plaatshouders ({{...}}) uitgelegd

  4. App-knoppen en app-downloadlogo’s gebruiken

  5. Branding instellen (logo, afzender, knopkleur)

  6. Bijlagen toevoegen

  7. Preview en testmail: wat is het verschil?

  8. Template terugzetten naar standaard

  9. Veelgemaakte fouten en oplossingen

  10. Praktische voorbeelden (kopieerbaar)

  11. Publicatie-checklist

  12. Veelgestelde vragen

1) Wat je precies kunt aanpassen

Per e-mailtemplate kun je meestal het volgende personaliseren:

  • Onderwerpregel

  • Inhoud van de e-mail

  • Nederlandse en Engelse versie

  • Bijlagen per taal

  • Afzendernaam

  • Reply-adres

  • Logo voor lichte modus

  • Logo voor donkere modus

  • Knopkleur (huisstijl)

Goed om te weten:

  • De beschikbare velden kunnen per template verschillen.

  • Sommige templates zijn bewust beperkt, zodat belangrijke systeeminformatie altijd correct blijft.

  • Zie je een veld niet? Dan is het voor die template niet aanpasbaar.

2) Zo werkt e-mailopmaak (in gewone taal)

Je kunt de meeste opmaak doen met eenvoudige tekstregels. Je hoeft geen HTML te kunnen schrijven.

Alinea’s en witregels

  • 1 lege regel tussen twee zinnen maakt een nieuwe alinea.

  • Meerdere lege regels achter elkaar worden automatisch opgeschoond.

Voorbeeld:

Hoi {{clientFirstName}},  Bedankt voor je aankoop.  Tot snel!

Lijstjes (bullet points)

Zet - voor een regel:

- Lidmaatschap: {{membershipName}} - Startdatum: {{membershipStartDate}} - Factuurnummer: {{invoiceNumber}}

Tussenkoppen met lijn eronder

Gebruik ### voor een duidelijke sectietitel. In de mail wordt dit als kop met een subtiele lijn eronder gerenderd.

### Je inloggegevens

Vet, cursief en onderstreept

  • Vet: **tekst**

  • Cursief: *tekst*

  • Onderstreept: __tekst__

Voorbeeld:

**Belangrijk:** je volgende incasso is op {{nextBillingDate}}.

Klikbare links

Gebruik:

[Open je factuur](https://voorbeeld.nl/factuur)

Link als knop

Gebruik:

[Open de app]({{iosAppLink}}){button}

De knopkleur volgt je ingestelde huisstijl (met een veilige fallback als die niet is ingesteld).

HTML plakken: wat gebeurt er?

Plak je HTML in de editor? Dan zet FITsociety dit bij opslaan om naar een stabiel tekstformaat. Zo blijft de opmaak in verschillende mailapps consistenter.

Deze onderdelen worden netjes overgenomen:

  • <strong> of <b> → **vet**

  • <em> of <i> → *cursief*

  • <u> → __onderstreept__

  • <h1> t/m <h6> → kopregel met ###-stijl

  • <ul><li> → bullet-lijst met -

  • <a href="...">Label</a> → [Label](...)

Belangrijk:

  • Inline CSS uit HTML (zoals style="font-size:...") wordt niet 1-op-1 bewaard.

  • De uiteindelijke preview/testmail is leidend.

  • Gebruik voor app-downloads bij voorkeur {{appStoreAppButton}} en {{googlePlayAppButton}}.

Snelle opmaakkaart (kopieerbaar)

Vet: **tekst** Cursief: *tekst* Onderstreept: __tekst__ Kop met lijn: ### Titel Bullet: - Punt Link: [Bekijk planning](https://...) Knop: [Open app]({{iosAppLink}}){button}

3) Plaatshouders ({{...}}) uitgelegd

Een plaatshouder is een stukje tekst dat automatisch wordt vervangen door echte gegevens.

Voorbeelden:

  • {{clientFirstName}} wordt bijvoorbeeld Lisa

  • {{invoiceNumber}} wordt bijvoorbeeld 2026-0041

  • {{nextBillingDate}} wordt bijvoorbeeld 14 maart 2026

Belangrijk bij plaatshouders

  • Gebruik altijd dubbele accolades: {{...}}

  • Spelling moet exact kloppen

  • Extra spaties in de placeholder-naam kunnen problemen geven

Waar vind ik welke plaatshouders beschikbaar zijn?

In de template-editor zie je bij elke template welke placeholders daarvoor beschikbaar zijn. Gebruik bij voorkeur alleen placeholders die daar worden getoond.

4) App-knoppen en app-downloadlogo’s gebruiken

Je kunt op twee manieren app-downloads tonen.

Optie A (aanbevolen): directe app-knoppen

Plaats in je mail:

{{appStoreAppButton}} {{googlePlayAppButton}}

Dit is de makkelijkste en veiligste optie. FITsociety zet dan automatisch:

  • de juiste iOS/Android-link

  • de juiste taalvariant (NL of EN)

  • de juiste variant voor lichte en donkere modus

Optie B: losse links en losse logo’s

Je kunt ook losse placeholders gebruiken:

  • {{iosAppLink}}

  • {{androidAppLink}}

  • {{appStoreBadgeUrl}}

  • {{googlePlayBadgeUrl}}

Deze optie is vooral handig als je een heel eigen layout wilt maken.

Licht/donker gedrag van app-downloadlogo’s

De app-logo’s wisselen automatisch mee met de weergave:

  • In lichte modus wordt de donkere badge-variant getoond (beste leesbaarheid)

  • In donkere modus wordt de lichte badge-variant getoond (beste leesbaarheid)

Je hoeft dit dus niet handmatig te beheren.

5) Branding instellen (logo, afzender, knopkleur)

Afzender en reply-adres

Je kunt instellen:

  • Afzendernaam: de naam die ontvangers zien

  • Reply-adres: waar reacties naartoe gaan

Logo’s voor lichte en donkere modus

Je kunt beide uploaden:

  • Logo light mode

  • Logo dark mode

Als er geen logo beschikbaar is, wordt automatisch je bedrijfsnaam getoond.

Knopkleur

Voor knoppen in de mail kun je een eigen kleur instellen. Als die ontbreekt, gebruikt het systeem een standaardkleur die goed werkt in de meeste inboxen.

6) Bijlagen toevoegen

Je kunt bijlagen per taal toevoegen aan een template.

Limieten en ondersteunde bestanden

  • Maximaal 5 bijlagen per taal

  • Maximaal 10 MB per bestand

  • Ondersteunde typen:

    • PDF

    • PNG

    • JPG / JPEG

    • DOCX

Praktische tips

  • Gebruik duidelijke bestandsnamen (bijv. algemene-voorwaarden.pdf)

  • Houd bestanden compact voor snellere levering

  • Controleer na upload altijd in preview/testmail of de juiste bijlage is gekoppeld

7) Preview en testmail: wat is het verschil?

Preview (zonder verzenden)

Gebruik preview om snel te zien:

  • onderwerp

  • opmaak

  • placeholders

  • logo’s

  • app-knoppen

  • light/dark weergave

Er wordt hierbij geen echte mail verstuurd.

Testmail (wel verzenden)

Gebruik testmail voor de laatste controle:

  • hoe de mail in echte inbox-clients binnenkomt

  • of links klikbaar zijn

  • of bijlagen correct mee komen

Aanbevolen werkwijze:

  1. eerst preview

  2. daarna testmail

  3. pas daarna live gebruiken

8) Template terugzetten naar standaard

Niet tevreden over je aanpassing? Dan kun je de template terugzetten naar de standaardversie.

Wat gebeurt er dan:

  • jouw aangepaste tekst vervalt

  • standaardtekst van FITsociety wordt weer gebruikt

  • dit geldt voor de gekozen template (en taalversie, afhankelijk van je actie)

Let op: sla belangrijke tekst eerst op in een notitie voordat je reset.

9) Veelgemaakte fouten en oplossingen

Placeholder wordt niet vervangen

Oorzaak: de naam klopt niet exact.
​Oplossing: kopieer placeholders altijd uit de beschikbare lijst in de editor.

Link is niet klikbaar

Oorzaak: verkeerde schrijfwijze van linkopmaak.
​Oplossing: gebruik [Tekst](https://...).

Lijstje wordt geen lijst

Oorzaak: regel begint niet met - .
​Oplossing: zet voor elke bullet een streepje + spatie.

Mail ziet er anders uit dan verwacht

Oorzaak: verschillende mailapps tonen opmaak net iets anders.
​Oplossing: test met een testmail in meerdere clients (bijv. Gmail en Outlook).

App-knoppen niet in juiste stijl

Oorzaak: handmatige opmaak i.p.v. standaard placeholder.
​Oplossing: gebruik {{appStoreAppButton}} en {{googlePlayAppButton}}.

10) Praktische voorbeelden (kopieerbaar)

Voorbeeld A: aankoopbevestiging (NL)

Hoi {{clientFirstName}},  Bedankt voor je aankoop van **{{membershipName}}**.  - Startdatum: {{membershipStartDate}} - Volgende incasso: {{nextBillingDate}} - Factuurnummer: {{invoiceNumber}}  Download de app: {{appStoreAppButton}} {{googlePlayAppButton}}  Heb je vragen? Neem gerust contact met ons op.  Groet, {{companyNameForFooter}}

Voorbeeld B: onboarding (EN)

Hi {{clientFirstName}},  Welcome to {{companyNameForFooter}}.  Your account is ready and you can start right away.  - Username: {{username}} - Temporary password: {{password}}  Download the app: {{appStoreAppButton}} {{googlePlayAppButton}}  If you need help, feel free to reply to this email.

Voorbeeld C: korte actie-mail met knop

Hoi {{clientFirstName}},  Je nieuwe schema staat klaar.  [Bekijk mijn schema]({{clientPortalLink}}){button}

Voorbeeld D: onboarding met sectiekoppen

Beste {{clientFirstName}},  Je bent uitgenodigd door **{{coachFirstName}}** om deel te nemen aan **{{companyName}}**.  ### Je inloggegevens - **Gebruikersnaam:** {{username}} - **Wachtwoord:** {{password}}  ### Download de app {{appStoreAppButton}} {{googlePlayAppButton}}  Heb je vragen of hulp nodig? Neem gerust contact met ons op.  Met vriendelijke groet, **{{companyName}}** *{{coachFirstName}}*

11) Publicatie-checklist

Gebruik deze checklist voordat je een template live laat draaien:

  1. Onderwerpregel kort en duidelijk

  2. Placeholder-spelling gecontroleerd

  3. NL en EN versie beide nagekeken

  4. App-knoppen aanwezig waar nodig

  5. Logo’s in light en dark gecontroleerd

  6. Knopkleur en contrast gecontroleerd

  7. Bijlagen gecontroleerd (juiste versie en formaat)

  8. Preview bekeken (light + dark)

  9. Testmail verstuurd naar jezelf en/of collega

  10. Pas daarna publiceren

12) Veelgestelde vragen

Moet ik HTML kennen om dit te gebruiken?

Nee. Je kunt prima werken met gewone tekst, lege regels, bullets en eenvoudige opmaak.

Waarom zie ik soms andere tekst terug na opslaan?

Het systeem normaliseert de opmaak op de achtergrond zodat mails stabiel en consistent blijven. De weergave in preview/testmail is leidend.

Ik plak HTML met stijlen. Waarom ziet het er na opslaan anders uit?

Dat is verwacht gedrag. FITsociety zet HTML om naar een stabiel opslagformaat. Structuur (koppen, lijstjes, links, vet/cursief) blijft behouden, maar inline stijlen zoals eigen lettergrootte of marges niet altijd.

Kan ik meerdere talen gebruiken?

Ja, je kunt per template een Nederlandse en Engelse versie beheren.

Kan ik zelf kiezen naar wie de testmail gaat?

Meestal kun je een eigen testadres opgeven. Anders gaat de test naar je ingelogde account.

Wat gebeurt er als ik geen logo heb ingesteld?

Dan toont de mail automatisch je bedrijfsnaam.

Welke app-links worden gebruikt?

De app-links komen uit je bedrijfsinstellingen. Daardoor blijven ze centraal beheerd.

Kan ik terug naar de standaard als ik iets kapot maak?

Ja, je kunt templates resetten naar de standaard.
​
Welke app-links worden gebruikt?

De app-links komen uit je bedrijfsinstellingen.

  • Heb je een branded app (eigen app in de stores)?
    Dan gebruiken we automatisch de standaard links naar jouw eigen iOS/Android app.

  • Heb je geen branded app?
    Dan linken we automatisch naar de FITsociety app.

Je hoeft dit dus niet per e-mailtemplate handmatig bij te houden.

Waarom kan ik geen afbeelding toevoegen aan de mail?

Dit doen we bewust om de afleverbaarheid van e-mails hoog te houden.

  • Losse afbeeldingen in e-mails (bijv. banners/plaatjes in de body) vergroten de kans dat mails in spam/promoties belanden.

  • Mailproviders (zoals Gmail/Outlook) zijn strenger op “marketing-achtige” opmaak met veel beeldmateriaal.

Wat kan wel:

  • Bijlagen toevoegen (per taal), zolang ze binnen de limieten vallen.
    Let op: te grote bijlagen kunnen ervoor zorgen dat mailclients de e-mail weigeren.

Aanbevolen alternatief bij grotere bestanden:

  • Plaats een link naar het bestand (bijv. via je website, Google Drive, Dropbox, of een downloadpagina).
    Zeker bij grote bestanden is dit betrouwbaarder dan een bijlage.

Gerelateerde artikelen
Hoe kan een klant de FITsociety app downloaden?
Hoe koppel ik Mollie aan FITsociety?
FITsociety content delen
Was dit een antwoord op uw vraag?