Om de beschikbaarheid te beheren, ga je in de Kalender naar de drie puntjes (rechterbovenhoek) en kies je voor Coach availability. Selecteer vervolgens de gewenste coach in de linker kolom.
1. Wekelijks rooster
Dit is de basis: het terugkerende patroon van de coach.
Default rooster: Geef je rooster een naam en een startdatum.
Dagen activeren: Gebruik de schakelaars naast de dagen (bijv. Monday) om aan te geven op welke dagen de coach werkt.
Tijdslots: Stel per dag de begin- en eindtijd in (bijv. 09:00 – 17:00).
Filters:
Location/Zone: Bepaal op welke locatie of in welke specifieke zone de coach op dat moment werkt.
Allowed lessons: Hier kun je filteren welke lessen de coach in dit blok mag geven. Je kunt kiezen voor 'All' of specifieke templates (bijv. alleen 'Personal Training').
2. Specifieke data
Dit tabblad gebruik je voor afwijkingen op het standaardrooster.
Wil de coach eenmalig op een extra dag werken, of op een specifieke datum andere tijden hanteren? Dan voeg je dat hier toe.
Klik op Toevoegen, kies de datum en stel de specifieke tijden en lessen in voor die dag. Dit overschrijft voor die datum het wekelijkse rooster.
3. Vrije tijd
Voor vakanties, vrije dagen of doktersbezoeken.
Klik op Toevoegen om een blokkade in de kalender te zetten.
Type: Kies het soort verlof.
Omschrijving: Je kunt hier een notitie toevoegen voor administratieve doeleinden.
Gedurende deze periode is de coach niet boekbaar voor klanten.
4. Geavanceerde instellingen
Hier bepaal je de "spelregels" voor de boekingen van deze specifieke coach:
Booking windows:
Max booking future: Hoeveel dagen in de toekomst mag een klant maximaal vooruit plannen bij deze coach?
Min booking notice: Hoe kort van tevoren mag een klant nog boeken? (Bijv. minimaal 60 minuten van tevoren, zodat de coach niet verrast wordt).
Buffer between sessions: Hoeveel rusttijd moet er verplicht tussen twee opeenvolgende boekingen zitten?
Titel & Producten: Hier kun je instellen of de coach 'Flexible': overal binnen de beschikbaarheid geboekt kan worden
"minimize gaps" op enkel lege plekken tussen boekingen geboekt kan worden
"strict" alleen aansluitend aan een andere boeking geboekt kan worden.
Er kan daarbij worden aangegeven in welke increments de gebruiker mag boeken:
Bijvoorbeeld:10: 10:10, 10:20, 10:30
30: 10:00, 10:30, 11:00
45: 10:45, 11:30, 12:15
En tenslotte of er beperkingen zijn op basis van bepaalde producten of abonnementen.
Belangrijke laatste stap:
Vergeet na elke wijziging niet op de zwarte knop Save availability (rechtsboven) te klikken. Pas daarna zijn de tijden zichtbaar voor klanten in de app of web-omgeving.