Beschikbaarheid coach instellen
Wil je dat klanten zelf sessies kunnen boeken? Dan moet FITsociety weten wanneer jij (of je coaches) beschikbaar zijn. Dit stel je in via Beschikbaarheid coach in de kalender.
📍 Direct naar: coach.fitsociety.io/calendar/settings/coaches
Hoe kom je er?
Ga naar Kalender.
Klik rechtsboven op de drie puntjes (⋯).
Kies Beschikbaarheid coach.
Je ziet links een lijst van alle coaches. Klik op een coach om zijn of haar beschikbaarheid in te stellen. Elke coach heeft vier tabbladen: Wekelijks schema, Specifieke datums, Afwezigheid en Instellingen.
⚠️ Belangrijk: toegestane lessen verplicht
Bij elk tijdslot dat je aanmaakt moet je minimaal één toegestane les selecteren. Zonder dit zijn er geen boekbare tijdsloten voor klanten, ook al heb je beschikbaarheid ingesteld. Je ziet een waarschuwing als dit niet is ingevuld.
Tabblad 1: Wekelijks schema
Hier stel je de standaard wekelijkse beschikbaarheid in. Dit is de basis die iedere week herhaalt.
Schema aanmaken
Klik op Toevoegen.
Geef het schema een Naam (bijv. "Standaard" of "Zomerschema").
Stel een Startdatum in. Optioneel: stel een einddatum in als het schema tijdelijk is.
Zet de schakelaar op Actief.
Dagen activeren en tijdsloten instellen
Per dag activeer je de schakelaar en stel je het tijdslot in:
Tijd – van welk tot welk tijdstip je beschikbaar bent (bijv. 09:00 – 17:00).
Locatie – op welke locatie je beschikbaar bent. Kies "Elke" als je op meerdere locaties werkt.
Zone – optioneel, voor specifieke zones binnen een locatie.
Toegestane lessen – verplicht. Selecteer welke lestypen klanten mogen boeken in dit tijdslot (bijv. "PT-sessie" of "Online Coaching Call").
Meerdere tijdsloten per dag
Wil je 's ochtends en 's middags beschikbaar zijn, maar niet 's middags? Klik op Toevoegen naast de dag om een extra tijdslot toe te voegen. Zo kun je bijv. 08:00–12:00 en 15:00–19:00 instellen.
Meerdere schema's
Je kunt meerdere schema's aanmaken, bijv. een winterschema en een zomerschema. Geef elk schema een duidelijke naam en stel de juiste start- en einddatums in. Zo schakel je eenvoudig tussen periodes.
Tabblad 2: Specifieke datums
Voeg eenmalige beschikbaarheid toe voor een specifieke datum. Handig als je op een dag buiten je normale schema beschikbaar bent, bijv. een extra zaterdag of een dag waarop je later begint.
Klik op Toevoegen.
Selecteer de datum.
Stel de tijden, locatie en toegestane lessen in — net als bij het wekelijks schema.
Beschikbaarheid op een specifieke datum heeft prioriteit boven het wekelijkse schema op die dag.
Tabblad 3: Afwezigheid
Markeer dagen waarop je niet beschikbaar bent door vakantie, ziekte of persoonlijke afwezigheid. Op deze dagen kunnen klanten niet boeken, ook al staat die dag in je wekelijkse schema.
Klik op Toevoegen.
Selecteer de datum of datumreeks (bijv. een vakantieperiode van 1 t/m 14 augustus).
Voeg eventueel een omschrijving toe.
Sla op.
Tabblad 4: Instellingen
Hier stel je de regels in voor hoe klanten mogen boeken.
Boekingsvensters
Max vooruit boeken (dagen) – hoe ver van tevoren een klant mag boeken. Standaard 60 dagen. Stel bijv. in op 14 als je niet wil dat klanten 2 maanden vooruit boeken.
Min boekingsmelding (minuten) – hoe ver van tevoren een boeking uiterlijk moet plaatsvinden. Standaard 60 minuten. Stel bijv. in op 1440 (= 24 uur) als klanten minimaal een dag van tevoren moeten boeken.
Buffer tussen sessies (minuten) – automatische rusttijd tussen twee boekingen. Handig als je tijd nodig hebt om over te stappen tussen klanten of locaties.
Plaatsing klantboekingen
Boekingstype – bepaalt hoe beschikbare tijdsloten worden aangeboden aan klanten:
Flexibel (standaard) – klant kiest vrij uit alle beschikbare tijdsloten (Natuurlijke / vroegst geldige plaatsing).
Tijdslotstap (min) – het interval waarmee tijdsloten worden aangeboden. Standaard 30 minuten. Met een stap van 30 minuten ziet de klant bijv. 09:00, 09:30, 10:00, etc. als opties.
Beschikbaarheid locatie (open gym)
Naast coachbeschikbaarheid kun je ook de beschikbaarheid van een locatie instellen zonder gekoppelde coach. Handig voor open gym-blokken.
Ga naar Kalender → drie puntjes → Beschikbaarheid locatie.
Selecteer de locatie links.
Stel tijdsloten in per dag — net als bij coachbeschikbaarheid.
Verschil beschikbaarheid vs. les aanmaken
Een les heeft een vaste tijd en klanten schrijven zich in voor die specifieke les. De coach bepaalt wanneer de les plaatsvindt.
Beschikbaarheid geeft tijdvensters aan waarbinnen een klant zelf een tijdstip kiest. De klant boekt dus op het tijdstip dat hem uitkomt, zolang het binnen de beschikbaarheidsvensters en boekingsregels valt.