Diese Übersicht zeigt die Rechnungen, die Sie Ihren Mitgliedern senden. Suchen Sie die Rechnungen für Ihr eigenes FITsociety-Abonnement? Sie finden diese unter Einstellungen → Mitgliedschaft und Add-ons.
1. Die Übersicht verwenden
Wenn Sie die Seite „Rechnungen“ öffnen, sehen Sie oben ein Diagramm mit Ihrem Gesamtumsatz. Darunter steht die Liste aller Rechnungen.
Suchen und Filtern
Suchleiste: Geben Sie einen Kundennamen oder eine bestimmte Rechnungsnummer ein (z. B. „FAC-1234“), um eine Rechnung schnell zu finden.
Filter (Schiebereglersymbol): Klicken Sie hier, um Rechnungen nach einem bestimmten Status (z. B. nur „Offen“), einem bestimmten Kunden oder einem Datum (z. B. alle Rechnungen des letzten Monats) zu filtern.
Spalten anpassen (Liniensymbol): Bestimmen Sie selbst, welche Informationen Sie in der Tabelle sehen, indem Sie Spalten (wie Rechnungsnummer, Status, Datum oder Gesamtbetrag) ein- oder ausblenden.
Neue Rechnung erstellen
Möchten Sie etwas manuell berechnen? Klicken Sie oben rechts auf die schwarze Schaltfläche „Neue Rechnung“. Hier können Sie einen Kunden auswählen, Produkte oder Leistungen hinzufügen und direkt eine Zahlungsaufforderung oder Lastschrift starten.
2. Rechnungsstatus (Was bedeutet welcher Status?)
Jede Rechnung hat eine Statuskennzeichnung (ein farbiges Label). Das bedeuten sie:
Entwurf (grau): Die Rechnung wurde im System erstellt, aber noch nicht an den Kunden versendet. Der Kunde weiß noch nichts davon.
Offen (orange): Die Rechnung wurde versendet (oder die Lastschrift gestartet), aber das Geld ist noch nicht eingegangen. Achtung: Bei einer SEPA-Lastschrift bleibt der Status „Offen“, bis das Geld tatsächlich auf Ihrem Konto ist (dies dauert 3 bis 5 Werktage).
Bezahlt (grün): Der Betrag wurde erfolgreich abgebucht oder der Kunde hat selbst bezahlt. Das Geld ist bei Ihnen oder unterwegs zu Ihnen.
Fehlgeschlagen / Abgelaufen (rot): Die Zahlung ist fehlgeschlagen (z. B. wegen unzureichenden Guthabens) oder der Zahlungslink ist abgelaufen.
Storniert (grau): Sie haben die Rechnung vor ihrer Bezahlung manuell zurückgezogen.
3. Aktionen pro Rechnung (die drei Punkte)
Ganz rechts in der Tabelle hinter jeder Rechnung sehen Sie drei Punkte (...). Ein Klick darauf öffnet das Aktionsmenü. Die sichtbaren Optionen hängen vom Status der Rechnung ab.
Häufige Aktionen:
Als bezahlt markieren: Hat der Kunde bar bezahlt oder den Betrag selbst auf Ihr Bankkonto überwiesen (außerhalb der App)? Verwenden Sie diese Schaltfläche. Die Rechnung wird manuell auf „Bezahlt“ gesetzt.
Ansehen: Öffnen Sie die Rechnung, um alle Details zu sehen.
PDF herunterladen: Laden Sie die Originalrechnung als PDF für Ihre Verwaltung herunter oder senden Sie sie dem Kunden per E-Mail.
Erinnerung senden: (Nur bei offenen Rechnungen.) Senden Sie dem Kunden direkt eine Erinnerungsmail über den offenen Betrag.
Gutschrift erstellen: (Nur bei bezahlten Rechnungen.) Hat der Kunde unberechtigt bezahlt oder storniert? Erstellen Sie damit eine Gutschrift (siehe Artikel 3).
Bitte beachten Sie: Sie können eine Rechnung niemals einfach aus dem System löschen (das ist steuerlich nicht erlaubt). Soll eine Rechnung rückgängig gemacht werden, verwenden Sie „Storniert“ (wenn noch nicht bezahlt) oder erstellen eine „Gutschrift“ (wenn bereits bezahlt).