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E-Mails in FITsociety personalisieren

8 Min. Lesezeit

Diese Anleitung richtet sich an Coaches, Studiobetreiber und Teammitglieder, die E-Mails in FITsociety selbst anpassen möchten. Technische Kenntnisse sind nicht erforderlich.

Mit der E-Mail-Personalisierung können Sie:

  • den Text von System-E-Mails anpassen

  • Ihr Logo und Ihren Absender verwenden

  • Schaltflächen und App-Downloadlinks hinzufügen

  • Anhänge mitsenden

  • vorab die Darstellung im hellen und dunklen Modus prüfen

In diesem Artikel

  1. Was Sie genau anpassen können

  2. So funktioniert die E-Mail-Formatierung (einfach erklärt)

  3. Platzhalter (#{{...}}) erklärt

  4. App-Schaltflächen und App-Downloadlogos verwenden

  5. Branding einstellen (Logo, Absender, Schaltflächenfarbe)

  6. Anhänge hinzufügen

  7. Vorschau und Test-E-Mail: Was ist der Unterschied?

  8. Vorlage auf Standard zurücksetzen

  9. Häufige Fehler und Lösungen

  10. Praxisbeispiele (zum Kopieren)

  11. Checkliste zur Veröffentlichung

  12. Häufig gestellte Fragen

1) Was Sie genau anpassen können

Pro E-Mail-Vorlage können Sie meist Folgendes personalisieren:

  • Betreffzeile

  • E-Mail-Inhalt

  • Niederländische und englische Version

  • Anhänge pro Sprache

  • Absendername

  • Antwortadresse

  • Logo für den hellen Modus

  • Logo für den dunklen Modus

  • Schaltflächenfarbe (Unternehmensdesign)

Gut zu wissen:

  • Die verfügbaren Felder können je nach Vorlage variieren.

  • Einige Vorlagen sind bewusst eingeschränkt, damit wichtige Systeminformationen korrekt bleiben.

  • Fehlt ein Feld, ist es für diese Vorlage nicht anpassbar.

2) So funktioniert die E-Mail-Formatierung (einfach erklärt)

Die meisten Formatierungen sind mit einfachen Textzeilen möglich. Sie müssen kein HTML schreiben können.

Absätze und Leerzeilen

  • 1 Leerzeile zwischen zwei Sätzen erstellt einen neuen Absatz.

  • Mehrere aufeinanderfolgende Leerzeilen werden automatisch bereinigt.

Beispiel:

Hoi #{{clientFirstName}},  Bedankt voor je aankoop.  Tot snel!

Listen (Aufzählungen)

Setzen Sie - vor eine Zeile:

- Lidmaatschap: #{{membershipName}} - Startdatum: #{{membershipStartDate}} - Factuurnummer: #{{invoiceNumber}}

Zwischenüberschriften mit Linie darunter

Verwenden Sie ### für einen eindeutigen Abschnittstitel. In der E-Mail erscheint dieser als Überschrift mit dezenter Linie darunter.

### Je inloggegevens

Fett, kursiv und unterstrichen

  • Fett: **tekst**

  • Kursiv: *tekst*

  • Unterstrichen: __tekst__

Beispiel:

**Belangrijk:** je volgende incasso is op #{{nextBillingDate}}.

Verwenden Sie:

[Open je factuur](https://voorbeeld.nl/factuur)

Verwenden Sie:

[Open de app](#{{iosAppLink}}){button}

Die Schaltflächenfarbe entspricht Ihrem Unternehmensdesign (mit sicherer Ersatzfarbe, wenn keine festgelegt ist).

HTML einfügen: Was geschieht?

Fügen Sie HTML in den Editor ein, wandelt FITsociety es beim Speichern in ein stabiles Textformat um. So bleibt die Formatierung in unterschiedlichen E-Mail-Apps einheitlicher.

Diese Elemente werden übernommen:

  • <strong> oder <b> → **vet**

  • <em> oder <i> → *cursief*

  • <u> → __onderstreept__

  • <h1> bis <h6> → Überschrift mit ###-Stil

  • <ul><li> → Aufzählungsliste mit -

  • <a href="...">Label</a> → [Label](...)

Wichtig:

  • Inline-CSS aus HTML (wie style="font-size:...") wird nicht 1-zu-1 gespeichert.

  • Entscheidend ist die endgültige Vorschau/Test-E-Mail.

  • Verwenden Sie für App-Downloads vorzugsweise #{{appStoreAppButton}} und #{{googlePlayAppButton}}.

Kurzübersicht zur Formatierung (zum Kopieren)

Vet: **tekst** Cursief: *tekst* Onderstreept: __tekst__ Kop met lijn: ### Titel Bullet: - Punt Link: [Bekijk planning](https://...) Knop: [Open app](#{{iosAppLink}}){button}

3) Platzhalter (#{{...}}) erklärt

Ein Platzhalter ist ein Textstück, das automatisch durch echte Daten ersetzt wird.

Beispiele:

  • #{{clientFirstName}} wird zum Beispiel Lisa

  • #{{invoiceNumber}} wird zum Beispiel 2026-0041

  • #{{nextBillingDate}} wird zum Beispiel 14 maart 2026

Wichtig bei Platzhaltern

  • Verwenden Sie immer doppelte geschweifte Klammern: #{{...}}

  • Die Schreibweise muss exakt stimmen

  • Zusätzliche Leerzeichen im Platzhalternamen können Probleme verursachen

Wo finde ich die verfügbaren Platzhalter?

Im Vorlageneditor sehen Sie pro Vorlage die verfügbaren Platzhalter. Verwenden Sie vorzugsweise nur die dort angezeigten.

4) App-Schaltflächen und App-Downloadlogos verwenden

Sie können App-Downloads auf zwei Arten anzeigen.

Option A (empfohlen): direkte App-Schaltflächen

Fügen Sie in Ihre E-Mail ein:

#{{appStoreAppButton}} #{{googlePlayAppButton}}

Dies ist die einfachste und sicherste Option. FITsociety verwendet automatisch:

  • den richtigen iOS-/Android-Link

  • die richtige Sprachversion (NL oder EN)

  • die richtige Variante für hellen und dunklen Modus

Sie können auch einzelne Platzhalter verwenden:

  • #{{iosAppLink}}

  • #{{androidAppLink}}

  • #{{appStoreBadgeUrl}}

  • #{{googlePlayBadgeUrl}}

Diese Option ist besonders hilfreich für ein ganz eigenes Layout.

Verhalten der App-Downloadlogos im hellen/dunklen Modus

Die App-Logos passen sich automatisch an die Darstellung an:

  • Im hellen Modus erscheint die dunkle Badge-Variante (beste Lesbarkeit)

  • Im dunklen Modus erscheint die helle Badge-Variante (beste Lesbarkeit)

Sie müssen dies nicht manuell verwalten.

5) Branding einstellen (Logo, Absender, Schaltflächenfarbe)

Absender und Antwortadresse

Sie können einstellen:

  • Absendername: der für Empfänger sichtbare Name

  • Antwortadresse: wohin Antworten gesendet werden

Logos für den hellen und dunklen Modus

Sie können beide hochladen:

  • Logo heller Modus

  • Logo dunkler Modus

Ist kein Logo verfügbar, wird automatisch Ihr Unternehmensname angezeigt.

Schaltflächenfarbe

Für E-Mail-Schaltflächen können Sie eine eigene Farbe festlegen. Fehlt diese, verwendet das System eine für die meisten Postfächer geeignete Standardfarbe.

6) Anhänge hinzufügen

Sie können einer Vorlage Anhänge pro Sprache hinzufügen.

Grenzen und unterstützte Dateien

  • Maximal 5 Anhänge pro Sprache

  • Maximal 10 MB pro Datei

  • Unterstützte Typen:

    • PDF

    • PNG

    • JPG / JPEG

    • DOCX

Praktische Tipps

  • Verwenden Sie eindeutige Dateinamen (z. B. algemene-voorwaarden.pdf)

  • Halten Sie Dateien für schnellere Zustellung klein

  • Prüfen Sie nach dem Hochladen in Vorschau/Test-E-Mail immer den richtigen Anhang

7) Vorschau und Test-E-Mail: Was ist der Unterschied?

Vorschau (ohne Versenden)

Verwenden Sie die Vorschau zur schnellen Prüfung von:

  • Betreff

  • Formatierung

  • Platzhaltern

  • Logos

  • App-Schaltflächen

  • heller/dunkler Darstellung

Dabei wird keine echte E-Mail versendet.

Test-E-Mail (mit Versenden)

Verwenden Sie eine Test-E-Mail für die abschließende Prüfung:

  • wie die E-Mail in tatsächlichen E-Mail-Programmen ankommt

  • ob Links anklickbar sind

  • ob Anhänge richtig mitgesendet werden

Empfohlene Vorgehensweise:

  1. zuerst Vorschau

  2. danach Test-E-Mail

  3. erst dann live verwenden

8) Vorlage auf Standard zurücksetzen

Sind Sie mit Ihren Änderungen unzufrieden? Setzen Sie die Vorlage auf die Standardversion zurück.

Was dabei geschieht:

  • Ihr angepasster Text entfällt

  • der FITsociety-Standardtext wird wieder verwendet

  • dies gilt für die gewählte Vorlage (und je nach Aktion die Sprachversion)

Achtung: Speichern Sie wichtige Texte vor dem Zurücksetzen in einer Notiz.

9) Häufige Fehler und Lösungen

Platzhalter wird nicht ersetzt

Ursache: der Name stimmt nicht exakt.
​Lösung: kopieren Sie Platzhalter immer aus der verfügbaren Liste im Editor.

Ursache: falsche Schreibweise der Linkformatierung.
​Lösung: verwenden Sie [Tekst](https://...).

Aufzählung wird nicht als Liste dargestellt

Ursache: Zeile beginnt nicht mit - .
​Lösung: setzen Sie vor jeden Listeneintrag einen Bindestrich und ein Leerzeichen.

E-Mail sieht anders aus als erwartet

Ursache: verschiedene E-Mail-Apps stellen Formatierungen leicht unterschiedlich dar.
​Lösung: testen Sie mit einer Test-E-Mail in mehreren Programmen (z. B. Gmail und Outlook).

App-Schaltflächen haben nicht den richtigen Stil

Ursache: manuelle Formatierung statt Standardplatzhalter.
​Lösung: verwenden Sie #{{appStoreAppButton}} und #{{googlePlayAppButton}}.

10) Praxisbeispiele (zum Kopieren)

Beispiel A: Kaufbestätigung (NL)

Hoi #{{clientFirstName}},  Bedankt voor je aankoop van **#{{membershipName}}**.  - Startdatum: #{{membershipStartDate}} - Volgende incasso: #{{nextBillingDate}} - Factuurnummer: #{{invoiceNumber}}  Download de app: #{{appStoreAppButton}} #{{googlePlayAppButton}}  Heb je vragen? Neem gerust contact met ons op.  Groet, #{{companyNameForFooter}}

Beispiel B: Onboarding (EN)

Hi #{{clientFirstName}},  Welcome to #{{companyNameForFooter}}.  Your account is ready and you can start right away.  - Username: #{{username}} - Temporary password: #{{password}}  Download the app: #{{appStoreAppButton}} #{{googlePlayAppButton}}  If you need help, feel free to reply to this email.

Beispiel C: Kurze Aktions-E-Mail mit Schaltfläche

Hoi #{{clientFirstName}},  Je nieuwe schema staat klaar.  [Bekijk mijn schema](#{{clientPortalLink}}){button}

Beispiel D: Onboarding mit Abschnittsüberschriften

Beste #{{clientFirstName}},  Je bent uitgenodigd door **#{{coachFirstName}}** om deel te nemen aan **#{{companyName}}**.  ### Je inloggegevens - **Gebruikersnaam:** #{{username}} - **Wachtwoord:** #{{password}}  ### Download de app #{{appStoreAppButton}} #{{googlePlayAppButton}}  Heb je vragen of hulp nodig? Neem gerust contact met ons op.  Met vriendelijke groet, **#{{companyName}}** *#{{coachFirstName}}*

11) Checkliste zur Veröffentlichung

Verwenden Sie diese Checkliste vor dem Live-Einsatz einer Vorlage:

  1. Betreffzeile kurz und klar

  2. Platzhalterschreibweise geprüft

  3. NL- und EN-Version geprüft

  4. App-Schaltflächen bei Bedarf vorhanden

  5. Logos im hellen und dunklen Modus geprüft

  6. Schaltflächenfarbe und Kontrast geprüft

  7. Anhänge geprüft (richtige Version und richtiges Format)

  8. Vorschau angesehen (hell + dunkel)

  9. Test-E-Mail an sich selbst und/oder Kollegen versendet

  10. Erst danach veröffentlichen

12) Häufig gestellte Fragen

Muss ich HTML kennen?

Nein. Sie können problemlos mit normalem Text, Leerzeilen, Aufzählungen und einfacher Formatierung arbeiten.

Warum sehe ich nach dem Speichern manchmal anderen Text?

Das System vereinheitlicht die Formatierung im Hintergrund, damit E-Mails stabil und einheitlich bleiben. Entscheidend ist die Darstellung in Vorschau/Test-E-Mail.

Ich füge HTML mit Stilen ein. Warum sieht es nach dem Speichern anders aus?

Dies ist erwartetes Verhalten. FITsociety wandelt HTML in ein stabiles Speicherformat um. Die Struktur (Überschriften, Listen, Links, fett/kursiv) bleibt erhalten, Inline-Stile wie eigene Schriftgrößen oder Abstände jedoch nicht immer.

Kann ich mehrere Sprachen verwenden?

Ja, Sie können pro Vorlage eine niederländische und englische Version verwalten.

Kann ich selbst wählen, wer die Test-E-Mail erhält?

Meist können Sie eine eigene Testadresse angeben. Andernfalls geht der Test an Ihr angemeldetes Konto.

Was geschieht, wenn ich kein Logo eingestellt habe?

Dann zeigt die E-Mail automatisch Ihren Unternehmensnamen.

Die App-Links stammen aus Ihren Unternehmenseinstellungen und bleiben dadurch zentral verwaltet.

Kann ich nach einem Fehler auf Standard zurücksetzen?

Ja, Sie können Vorlagen auf den Standard zurücksetzen.
​
Welche App-Links werden verwendet?

Die App-Links stammen aus Ihren Unternehmenseinstellungen.

  • Haben Sie eine Branded App (eigene App in den Stores)?
    Dann verwenden wir automatisch die Standardlinks zu Ihrer eigenen iOS-/Android-App.

  • Haben Sie keine Branded App?
    Dann verlinken wir automatisch auf die FITsociety-App.

Sie müssen dies also nicht pro E-Mail-Vorlage manuell pflegen.

Warum kann ich der E-Mail kein Bild hinzufügen?

Dies ist bewusst so, um eine hohe Zustellbarkeit zu erhalten.

  • Einzelne Bilder in E-Mails (z. B. Banner/Bilder im Nachrichtentext) erhöhen das Risiko, dass E-Mails in Spam/Werbung landen.

  • E-Mail-Anbieter wie Gmail/Outlook bewerten werbliche Formatierungen mit vielen Bildern strenger.

Was ist möglich:

  • Anhänge hinzufügen (pro Sprache), sofern die Grenzen eingehalten werden.
    Bitte beachten Sie: zu große Anhänge können dazu führen, dass E-Mail-Programme die Nachricht ablehnen.

Empfohlene Alternative bei größeren Dateien:

  • Fügen Sie einen Link zur Datei ein (z. B. über Ihre Website, Google Drive, Dropbox oder eine Downloadseite).
    Besonders bei großen Dateien ist dies verlässlicher als ein Anhang.

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