Personnaliser les e-mails dans FITsociety

Ce guide s’adresse aux coachs, propriétaires de studios et membres d’équipe souhaitant modifier eux-mêmes les e-mails dans FITsociety. Aucune connaissance technique n’est nécessaire.

La personnalisation des e-mails permet de :

• modifier le texte des e-mails système

• utiliser votre logo et votre nom d’expéditeur

• ajouter des boutons et des liens de téléchargement de l’application

• joindre des fichiers

• vérifier au préalable le rendu en mode clair et sombre

Dans cet article

1. Ce que vous pouvez modifier

2. Comprendre la mise en forme des e-mails simplement

3. Comprendre les variables (#{{...}})

4. Utiliser les boutons et logos de téléchargement de l’application

5. Configurer votre identité visuelle (logo, expéditeur, couleur des boutons)

6. Ajouter des pièces jointes

7. Aperçu et e-mail de test : quelle différence ?

8. Rétablir le modèle par défaut

9. Erreurs fréquentes et solutions

10. Exemples pratiques à copier

11. Liste de vérification avant publication

12. Questions fréquentes

1) Ce que vous pouvez modifier

Pour chaque modèle d’e-mail, vous pouvez généralement personnaliser :

• Objet

• Contenu de l’e-mail

• Versions néerlandaise et anglaise

• Pièces jointes par langue

• Nom de l’expéditeur

• Adresse de réponse

• Logo pour le mode clair

• Logo pour le mode sombre

• Couleur des boutons (identité visuelle)

À savoir :

• Les champs disponibles peuvent varier selon le modèle.

• Certains modèles sont volontairement limités pour garantir l’exactitude des informations système importantes.

• Si un champ n’apparaît pas, il n’est pas modifiable pour ce modèle.

2) Comprendre la mise en forme des e-mails simplement

La plupart de la mise en forme utilise de simples lignes de texte. Vous n’avez pas besoin de savoir écrire du HTML.

Paragraphes et lignes vides

• 1 ligne vide entre deux phrases crée un nouveau paragraphe.

• Plusieurs lignes vides consécutives sont automatiquement supprimées.

Exemple :

Hoi #{{clientFirstName}},  Bedankt voor je aankoop.  Tot snel!

Listes à puces

Activez - devant une ligne :

- Lidmaatschap: #{{membershipName}} - Startdatum: #{{membershipStartDate}} - Factuurnummer: #{{invoiceNumber}}

Sous-titres soulignés d’un trait

Utilisez ### pour un titre de section clair. Dans l’e-mail, il apparaît comme un titre avec un trait discret dessous.

### Je inloggegevens

Gras, italique et souligné

• Gras : **tekst**

• Italique : *tekst*

• Souligné : __tekst__

Exemple :

**Belangrijk:** je volgende incasso is op #{{nextBillingDate}}.

Liens cliquables

Utilisez :

[Open je factuur](https://voorbeeld.nl/factuur)

Lien sous forme de bouton

Utilisez :

[Open de app](#{{iosAppLink}}){button}

La couleur du bouton suit votre identité visuelle, avec une couleur de repli sûre si elle n’est pas définie.

Que se passe-t-il lorsque vous collez du HTML ?

Si vous collez du HTML dans l’éditeur, FITsociety le convertit à l’enregistrement en un format de texte stable. Cela rend la mise en forme plus cohérente entre les applications de messagerie.

Ces éléments sont correctement conservés :

• <strong> ou <b> → **vet**

• <em> ou <i> → *cursief*

• <u> → __onderstreept__

• <h1> à <h6> → titre avec le style ###

• <ul><li> → liste à puces avec -

• <a href="...">Label</a> → [Label](...)

Important :

• Le CSS intégré au HTML, comme style="font-size:...", n’est pas conservé à l’identique, 1-à-1.

• L’aperçu et l’e-mail de test finaux font référence.

• Pour télécharger l’application, privilégiez #{{appStoreAppButton}} et #{{googlePlayAppButton}}.

Fiche rapide de mise en forme à copier

Vet: **tekst** Cursief: *tekst* Onderstreept: __tekst__ Kop met lijn: ### Titel Bullet: - Punt Link: [Bekijk planning](https://...) Knop: [Open app](#{{iosAppLink}}){button}

3) Comprendre les variables (#{{...}})

Une variable est un morceau de texte remplacé automatiquement par des données réelles.

Exemples :

• #{{clientFirstName}} devient par exemple Lisa

• #{{invoiceNumber}} devient par exemple 2026-0041

• #{{nextBillingDate}} devient par exemple 14 maart 2026

Points importants concernant les variables

• Utilisez toujours des doubles accolades : #{{...}}

• L’orthographe doit être exacte

• Des espaces supplémentaires dans le nom d’une variable peuvent poser problème

Où trouver les variables disponibles ?

L’éditeur affiche les variables disponibles pour chaque modèle. Utilisez de préférence uniquement celles présentées dans cette liste.

4) Utiliser les boutons et logos de téléchargement de l’application

Deux méthodes permettent de proposer le téléchargement de l’application.

Option A (recommandée) : boutons directs pour l’application

Insérez dans votre e-mail :

#{{appStoreAppButton}} #{{googlePlayAppButton}}

C’est l’option la plus simple et la plus sûre. FITsociety sélectionne automatiquement :

• le bon lien iOS/Android

• la bonne langue (NL ou EN)

• la bonne variante pour le mode clair et sombre

Option B : liens et logos séparés

Vous pouvez aussi utiliser des variables séparées :

• #{{iosAppLink}}

• #{{androidAppLink}}

• #{{appStoreBadgeUrl}}

• #{{googlePlayBadgeUrl}}

Cette option est surtout utile pour créer une disposition entièrement personnalisée.

Comportement clair/sombre des logos de téléchargement

Les logos de l’application s’adaptent automatiquement à l’affichage :

• En mode clair, le badge sombre est affiché pour une meilleure lisibilité

• En mode sombre, le badge clair est affiché pour une meilleure lisibilité

Vous n’avez donc pas à le gérer manuellement.

5) Configurer votre identité visuelle (logo, expéditeur, couleur des boutons)

Expéditeur et adresse de réponse

Vous pouvez définir :

• Nom de l’expéditeur : le nom visible par les destinataires

• Adresse de réponse : l’adresse recevant les réponses

Logos pour les modes clair et sombre

Vous pouvez importer les deux :

• Logo mode clair

• Logo mode sombre

Si aucun logo n’est disponible, le nom de votre entreprise apparaît automatiquement.

Couleur des boutons

Vous pouvez définir une couleur personnalisée pour les boutons des e-mails. Si elle manque, le système utilise une couleur par défaut adaptée à la plupart des messageries.

6) Ajouter des pièces jointes

Vous pouvez ajouter des pièces jointes par langue à un modèle.

Limites et fichiers pris en charge

• 5 pièces jointes maximum par langue

• 10 MB maximum par fichier

• Types pris en charge :

  • PDF

  • PNG

  • JPG / JPEG

  • DOCX

Conseils pratiques

• Utilisez des noms de fichiers clairs (par exemple algemene-voorwaarden.pdf)

• Gardez des fichiers légers pour accélérer l’envoi

• Après l’import, vérifiez toujours dans l’aperçu ou l’e-mail de test que la bonne pièce jointe est associée

7) Aperçu et e-mail de test : quelle différence ?

Aperçu (sans envoi)

Utilisez l’aperçu pour vérifier rapidement :

• l’objet

• la mise en forme

• les variables

• les logos

• les boutons de l’application

• l’affichage clair/sombre

Aucun véritable e-mail n’est envoyé.

E-mail de test (avec envoi)

Utilisez l’e-mail de test pour la vérification finale :

• le rendu dans de véritables logiciels de messagerie

• si les liens sont cliquables

• si les pièces jointes sont correctement transmises

Méthode recommandée :

1. d’abord l’aperçu

2. puis un e-mail de test

3. ensuite seulement l’utilisation réelle

8) Rétablir le modèle par défaut

Votre modification ne vous satisfait pas ? Vous pouvez rétablir le modèle par défaut.

Conséquences :

• votre texte personnalisé est supprimé

• le texte par défaut de FITsociety est de nouveau utilisé

• cela concerne le modèle choisi, et sa version linguistique selon votre action

Attention : sauvegardez d’abord les textes importants dans une note avant la réinitialisation.

9) Erreurs fréquentes et solutions

La variable n’est pas remplacée

Cause : son nom n’est pas exactement correct.
​Solution : copiez toujours les variables depuis la liste disponible dans l’éditeur.

Le lien n’est pas cliquable

Cause : la syntaxe du lien est incorrecte.
​Solution : utilisez [Tekst](https://...).

La liste ne devient pas une liste

Cause : la ligne ne commence pas par - .
​Solution : placez un tiret suivi d’une espace devant chaque puce.

L’e-mail ne ressemble pas au résultat attendu

Cause : les différentes applications de messagerie affichent la mise en forme un peu différemment.
​Solution : testez l’e-mail dans plusieurs logiciels, par exemple Gmail et Outlook.

Les boutons de l’application n’ont pas le bon style

Cause : une mise en forme manuelle remplace la variable standard.
​Solution : utilisez #{{appStoreAppButton}} et #{{googlePlayAppButton}}.

10) Exemples pratiques à copier

Exemple A : confirmation d’achat (NL)

Hoi #{{clientFirstName}},  Bedankt voor je aankoop van **#{{membershipName}}**.  - Startdatum: #{{membershipStartDate}} - Volgende incasso: #{{nextBillingDate}} - Factuurnummer: #{{invoiceNumber}}  Download de app: #{{appStoreAppButton}} #{{googlePlayAppButton}}  Heb je vragen? Neem gerust contact met ons op.  Groet, #{{companyNameForFooter}}

Exemple B : accueil (EN)

Hi #{{clientFirstName}},  Welcome to #{{companyNameForFooter}}.  Your account is ready and you can start right away.  - Username: #{{username}} - Temporary password: #{{password}}  Download the app: #{{appStoreAppButton}} #{{googlePlayAppButton}}  If you need help, feel free to reply to this email.

Exemple C : bref e-mail promotionnel avec bouton

Hoi #{{clientFirstName}},  Je nieuwe schema staat klaar.  [Bekijk mijn schema](#{{clientPortalLink}}){button}

Exemple D : accueil avec titres de section

Beste #{{clientFirstName}},  Je bent uitgenodigd door **#{{coachFirstName}}** om deel te nemen aan **#{{companyName}}**.  ### Je inloggegevens - **Gebruikersnaam:** #{{username}} - **Wachtwoord:** #{{password}}  ### Download de app #{{appStoreAppButton}} #{{googlePlayAppButton}}  Heb je vragen of hulp nodig? Neem gerust contact met ons op.  Met vriendelijke groet, **#{{companyName}}** *#{{coachFirstName}}*

11) Liste de vérification avant publication

Utilisez cette liste avant de mettre un modèle en service :

1. Objet court et clair

2. Orthographe des variables vérifiée

3. Versions NL et EN toutes deux relues

4. Boutons de l’application présents si nécessaire

5. Logos vérifiés en modes clair et sombre

6. Couleur et contraste des boutons vérifiés

7. Pièces jointes vérifiées : bonne version et bon format

8. Aperçu consulté en modes clair et sombre

9. E-mail de test envoyé à vous-même et/ou à un collègue

10. Publier seulement ensuite

12) Questions fréquentes

Faut-il connaître le HTML pour l’utiliser ?

Non. Le texte simple, les lignes vides, les puces et une mise en forme simple suffisent.

Pourquoi le texte affiché change-t-il parfois après l’enregistrement ?

Le système normalise la mise en forme en arrière-plan pour garder des e-mails stables et cohérents. L’aperçu et l’e-mail de test font référence.

Je colle du HTML avec des styles. Pourquoi le rendu change-t-il après l’enregistrement ?

C’est le comportement prévu. FITsociety convertit le HTML en un format de stockage stable. La structure, dont les titres, listes, liens, gras et italique, est conservée, mais pas toujours les styles intégrés comme une taille de police ou des marges personnalisées.

Puis-je utiliser plusieurs langues ?

Oui, vous pouvez gérer une version néerlandaise et anglaise pour chaque modèle.

Puis-je choisir le destinataire de l’e-mail de test ?

Vous pouvez généralement indiquer une adresse de test. Sinon, il est envoyé à votre compte connecté.

Que se passe-t-il si je n’ai pas défini de logo ?

L’e-mail affiche automatiquement le nom de votre entreprise.

Quels liens de l’application sont utilisés ?

Les liens proviennent des paramètres de votre entreprise et restent ainsi gérés de manière centralisée.

Puis-je revenir à la version par défaut si quelque chose ne fonctionne plus ?

Oui, vous pouvez réinitialiser les modèles à leur version par défaut.
​
Quels liens de l’application sont utilisés ?

Les liens de l’application proviennent des paramètres de votre entreprise.

• Vous disposez d’une application à votre marque dans les boutiques ?
  Nous utilisons alors automatiquement les liens par défaut vers votre propre application iOS/Android.

• Vous n’avez pas d’application à votre marque ?
  Nous dirigeons alors automatiquement vers l’application FITsociety.

Vous n’avez donc pas à maintenir ces liens manuellement dans chaque modèle d’e-mail.

Pourquoi ne puis-je pas ajouter d’image à l’e-mail ?

C’est un choix délibéré pour maintenir une bonne délivrabilité des e-mails.

• Les images indépendantes dans les e-mails , par exemple des bannières ou illustrations dans le corps, augmentent le risque que les e-mails arrivent dans les spams ou promotions .

• Les fournisseurs de messagerie, comme Gmail et Outlook, sont plus stricts avec les présentations de type marketing contenant beaucoup d’images.

Ce qui est possible :

• Ajouter des pièces jointes par langue, dans les limites autorisées.
  Attention : des pièces jointes trop volumineuses peuvent conduire les logiciels de messagerie à refuser l’e-mail.

Solution recommandée pour les fichiers volumineux :

• Insérez un lien vers le fichier par exemple sur votre site, Google Drive, Dropbox ou une page de téléchargement.
  Pour les fichiers volumineux en particulier, c’est plus fiable qu’une pièce jointe.