1. Was ist eine Gutschrift?
Eine Gutschrift ist im Grunde eine „umgekehrte“ oder „negative Rechnung“.
Wann verwenden Sie sie? Wenn eine bereits bezahlte Rechnung (Status „Bezahlt“) korrigiert werden muss.
Warum nicht einfach löschen? Für das Finanzamt muss Ihre Rechnungsnummerierung fortlaufend sein. Löschen Sie Rechnung FAC-001, entsteht eine Lücke in Ihrer Buchhaltung. Eine Gutschrift (z. B. CN-001) gleicht den Betrag der ursprünglichen Rechnung offiziell aus.
2. Wie erstelle ich eine Gutschrift?
In FITsociety ist dies mit wenigen Klicks erledigt:
Gehen Sie zu Finanzen > Rechnungen.
Suchen Sie die zu korrigierende Rechnung und klicken Sie auf die drei Punkte (...) am Zeilenende.
Wählen Sie die Option „Gutschrift erstellen“.
Es öffnet sich eine Seite mit folgenden Auswahlmöglichkeiten:
Vollständig gutschreiben: Der vollständige Betrag wird erlassen/zurückgesetzt.
Teilweise gutschreiben: Sie erstatten nur einen Teilbetrag (zum Beispiel, weil der Kunde einen Kurs verpasst hat).
Klicken Sie auf „Speichern“. Es wird ein offizielles Dokument erstellt, das die ursprüngliche Rechnung teilweise oder vollständig ausgleicht.
3. Erstattungen (Refunds)
Bitte beachten Sie: Das Erstellen einer Gutschrift bedeutet in manchen Systemen nicht automatisch, dass das Geld auch auf das Bankkonto des Kunden zurücküberwiesen wird.
Wie funktioniert die Rückerstattung?
Über Stripe/Mollie: Erfolgte die Zahlung über die App, können Sie häufig in den Rechnungsdetails auf „Erstatten“ klicken.
Zeitlicher Ablauf: Sobald Sie auf „Erstatten“ klicken, dauert es meist 5 bis 10 Werktage bis das Geld wieder auf dem Kundenkonto ist. Dies hängt von der Bank des Kunden ab.
Manuelle Erstattung: Haben Sie das Geld bar oder per eigener Überweisung erhalten? Dann müssen Sie den Betrag auch manuell über Ihre eigene Banking-App an den Kunden zurücküberweisen.
4. Stornieren oder gutschreiben
Wann verwenden Sie welche Schaltfläche?
Situation | Aktion | Rechnungsstatus |
Die Rechnung ist noch ein Entwurf | Sie können die Rechnung einfach Löschen. | Keine Spur in der Buchhaltung. |
Die Rechnung ist Offen (nicht bezahlt) | Verwenden Sie die Schaltfläche „Stornieren“. | Die Rechnung bleibt mit dem Status „Storniert“ im System. |
Die Rechnung ist bereits Bezahlt | Erstellen Sie eine „Gutschrift“ ein. | Die Rechnung bleibt „Bezahlt“, die Gutschrift gleicht den Betrag aus. |
In Tabellen exportieren
Profi-Tipp für Coaches:
Senden Sie dem Kunden beim Erstellen einer Gutschrift immer eine kurze Nachricht. In seiner App erscheint nämlich ein „negativer Betrag“. Erklären Sie ihm deshalb, dass dies die Korrektur seiner vorherigen Rechnung ist.