1. ¿Qué es una nota de crédito?
Una nota de crédito es, en esencia, una 'factura inversa' o una 'factura negativa'.
¿Cuándo se utiliza? Cuando es necesario corregir una factura que ya se ha pagado (estado 'Pagada').
¿Por qué no eliminarla simplemente? Para la administración tributaria neerlandesa, la numeración de tus facturas siempre debe ser consecutiva. Si eliminas la factura FAC-001, se crea un hueco en tu contabilidad. Una nota de crédito (p. ej., CN-001) compensa oficialmente el importe de la factura original.
2. ¿Cómo creo una nota de crédito?
En FITsociety puedes hacerlo con unos pocos clics:
Ve a Finanzas > Facturas.
Busca la factura que quieres corregir y haz clic en los tres puntos (...) al final de la fila.
Elige la opción 'Crear nota de crédito'.
Se abre una pantalla donde puedes elegir:
Abono total: Se anula/devuelve el importe completo.
Abono parcial: Solo compensas una parte del importe (p. ej., porque el cliente se ha perdido una clase).
Haz clic en 'Guardar'. Se genera un documento oficial que compensa total o parcialmente la factura original.
3. Reembolsos (Refunds)
Atención: En algunos sistemas, crear una nota de crédito no significa automáticamente que el dinero se devuelva a la cuenta bancaria del cliente.
¿Cómo funciona el reembolso?
Mediante Stripe/Mollie: Si el pago se ha realizado desde la app, a menudo puedes hacer clic en 'Reembolsar' desde la pantalla de detalles de la factura.
Plazos: Después de hacer clic en 'Reembolsar', normalmente se necesitan 5 a 10 días laborables para que el dinero vuelva a la cuenta del cliente. Depende del banco del cliente.
Reembolso manual: ¿Has recibido el dinero en efectivo o mediante una transferencia propia? También debes devolver el importe manualmente al cliente desde tu propia app bancaria.
4. Cancelar o abonar
¿Cuándo se utiliza cada botón?
Situación | Acción | Estado de la factura |
La factura todavía es un Borrador | Puedes simplemente Eliminar. | Sin rastro en la contabilidad. |
La factura está Pendiente (sin pagar) | Utiliza el botón 'Cancelar'. | La factura permanece en el sistema con el estado 'Cancelada'. |
La factura ya está Pagada | Crea una 'Nota de crédito' . | La factura sigue 'Pagada'; la nota de crédito compensa el importe. |
Exportar a hojas de cálculo
Consejo profesional para el coach:
Envía siempre un breve mensaje al cliente cuando crees una nota de crédito. En su app verá un 'importe negativo' y conviene explicarle que se trata de una corrección de su factura anterior.