1. Die Rechnungsdetailübersicht
Wenn Sie eine bestimmte Rechnung öffnen (z. B. von Kunde Piet), sehen Sie den vollständigen Verlauf dieser Rechnung:
Statusleiste oben: Hier sehen Sie sofort, ob die Rechnung „Bezahlt“, „Offen“ oder „Fehlgeschlagen“ ist.
Rechnungsdetails (linke Spalte): Hier steht genau, was berechnet wurde (z. B. Gold-Abonnement), welcher Betrag und ob die Rechnung inklusive oder exklusive Umsatzsteuer ist.
Kundendaten (rechte Spalte): Hier finden Sie Name und Anschrift des Kunden und besonders wichtig das Zahlungsprofil. Hier sehen Sie, ob ein aktives SEPA-Mandat (Bankkonto) oder eine Kreditkarte verknüpft ist.
Zeitverlauf (unten): Dies ist das Protokoll der Rechnung. Hier sehen Sie genau, wann die Rechnung erstellt, die E-Mail versendet und eine Abbuchung versucht wurde.
2. Zahlungsmethoden & Bearbeitungszeiten
FITsociety unterstützt verschiedene Zahlungsmöglichkeiten für Kunden. Die Methode bestimmt, wie lange es dauert, bis das Geld bei Ihnen eingeht:
A. SEPA-Lastschrift (automatische Abbuchung)
Dies ist die häufigste Methode für Abonnements. Das System zieht das Geld automatisch vom Bankkonto des Kunden ein.
So funktioniert es: Sie starten die Lastschrift. Der Rechnungsstatus wird „Offen“.
Zeitlicher Ablauf: Eine SEPA-Lastschrift erfolgt nicht sofort. Es dauert durchschnittlich 3 bis 5 Werktage bis die Bank die Transaktion verarbeitet hat und das Geld tatsächlich gutgeschrieben ist (über Stripe oder Mollie). Erst dann wechselt die Rechnung in FITsociety auf „Bezahlt“.
B. Kreditkarte / Chargeback
Kunden können auch mit Kreditkarte bezahlen.
So funktioniert es: Die Zahlung erfolgt häufig direkt, die Rechnung wechselt sofort auf „Bezahlt“.
Risiko (Chargeback): Ein Kunde kann seinem Kreditkartenanbieter melden, dass er eine Zahlung nicht erkennt (ein Chargeback). Das Geld wird dann eingefroren oder zurückgeholt, bis der Streit geklärt ist. Dies kann manchmal Wochen bis Monate dauern.
C. iDEAL / Bancontact (direkte Zahlung)
Wenn Sie einen Zahlungslink senden, bezahlt der Kunde direkt über seine eigene Banking-App.
So funktioniert es: Sobald der Kunde die Zahlung abschließt, wechselt die Rechnung sofort (innerhalb weniger Minuten) auf „Bezahlt“.
3. Was ist eine Rückbuchung und wie lösen Sie sie?
Manchmal schlägt eine Zahlung fehl. In der Finanzwelt nennen wir dies eine Rückbuchung (oder „Storno“).
Was bedeutet Rückbuchung?
Eine Rückbuchung bedeutet, dass die Bank die Abbuchung rückgängig gemacht oder abgelehnt hat. Die häufigsten Gründe sind:
Unzureichendes Guthaben: Der Kunde hatte zum Zeitpunkt der Lastschrift nicht genügend Geld auf dem Konto.
Konto gesperrt: Das Bankkonto wurde aufgelöst oder für Lastschriften gesperrt.
Kunde widerspricht (Meldung einer unberechtigten Lastschrift): Der Kunde hat seiner Bank selbst mitgeteilt, dass er mit der Abbuchung nicht einverstanden ist, und das Geld zurückbuchen lassen.
Was geschieht im System?
Schlägt eine SEPA-Lastschrift fehl (Rückbuchung), ändert sich der Rechnungsstatus in FITsociety automatisch von „Offen“ (oder „Bezahlt“) zu „Fehlgeschlagen“ (rotes Label).
Wie lösen Sie eine Rückbuchung?
Als Coach müssen Sie nun handeln, um das Geld dennoch zu erhalten. Öffnen Sie die Detailübersicht der fehlgeschlagenen Rechnung und klicken Sie auf die Aktionsschaltfläche (drei Punkte):
Zahlungslink senden: Die einfachste Lösung. Senden Sie dem Kunden einen manuellen Zahlungslink (z. B. für iDEAL), damit er den Betrag direkt überweisen kann.
Erneut einziehen: Sie können versuchen, die SEPA-Lastschrift erneut zu starten (hilfreich, wenn das Guthabenproblem gelöst ist). Achtung: Auch dies dauert erneut 3 bis 5 Werktage.
Erinnerung senden: Senden Sie eine formelle Erinnerung über das System.