1. La vista de detalles de la factura
Al abrir una factura específica (p. ej., del cliente Piet), verás todo su 'historial':
Barra de estado superior: Aquí verás de inmediato si la factura está 'Pagada', 'Pendiente' o 'Fallida'.
Detalles de la factura (columna izquierda): Aquí aparece exactamente qué se ha facturado (p. ej., Suscripción Oro), por qué importe y si la factura incluye o excluye el IVA.
Datos del cliente (columna derecha): Aquí encontrarás el nombre y la dirección del cliente y, muy importante, el Perfil de pago. Verás si el cliente tiene vinculado un mandato SEPA activo (cuenta bancaria) o una tarjeta de crédito.
Cronología (parte inferior): Es el registro de la factura. Aquí verás exactamente cuándo se creó, cuándo se envió el correo electrónico y cuándo se intentó realizar un cargo.
2. Métodos de pago & plazos de procesamiento
FITsociety admite varias formas de pago. El método determina cuánto tarda el dinero en llegar:
A. Domiciliación SEPA (cargo automático)
Es el método más utilizado para las suscripciones. El sistema cobra automáticamente el importe de la cuenta bancaria del cliente.
Cómo funciona: Inicias el cobro. El estado de la factura pasa a 'Pendiente'.
Plazos: Una domiciliación SEPA no es inmediata. Por término medio se necesitan 3 a 5 días laborables para que el banco procese la operación y se abone realmente el dinero (mediante Stripe o Mollie). Solo entonces la factura pasa a 'Pagada' en FITsociety.
B. Tarjeta de crédito / Devolución de cargo
Los clientes también pueden pagar con tarjeta de crédito.
Cómo funciona: El pago suele ser inmediato y la factura pasa enseguida a 'Pagada'.
Riesgo (devolución de cargo): Un cliente puede indicar a la entidad emisora de su tarjeta que no reconoce el pago (una devolución de cargo). El dinero se bloquea o se retira hasta que se resuelve la disputa. A veces este proceso puede durar semanas o meses .
C. iDEAL / Bancontact (pago directo)
Si envías un enlace de pago, el cliente paga directamente desde su propia app bancaria.
Cómo funciona: En cuanto el cliente completa el pago, la factura pasa de inmediato (en unos minutos) a 'Pagada'.
3. ¿Qué es una devolución de cargo y cómo se resuelve?
A veces, un pago falla. En el ámbito financiero lo llamamos devolución de cargo (o 'storno').
¿Qué significa una devolución de cargo?
Una devolución de cargo significa que el banco ha revertido o rechazado el cobro. Los motivos más habituales son:
Saldo insuficiente: El cliente no tenía suficiente dinero en la cuenta cuando se realizó el cobro.
Cuenta bloqueada: La cuenta bancaria se ha cerrado o bloqueado para domiciliaciones.
Rechazo del cliente (notificación de domiciliación no autorizada): El cliente ha indicado a su banco que no está de acuerdo con el cargo y ha solicitado la devolución del dinero.
¿Qué ocurre en el sistema?
Si falla una domiciliación SEPA (devolución de cargo), el estado de la factura en FITsociety cambia automáticamente de 'Pendiente' (o 'Pagada') a 'Fallida' (etiqueta roja).
¿Cómo resuelves una devolución de cargo?
Como coach, ahora debes actuar para cobrar el importe. Ve a los detalles de la factura fallida y haz clic en el Botón de acciones (tres puntos):
Enviar enlace de pago: La solución más sencilla. Envía al cliente un enlace de pago manual (p. ej., para iDEAL) para que pueda transferir el importe de inmediato.
Volver a cobrar: Puedes intentar iniciar de nuevo la domiciliación SEPA (útil si sabes que el problema de saldo se ha resuelto). Atención: también tardará de 3 a 5 días laborables.
Enviar recordatorio: Envía un recordatorio formal mediante el sistema.