1. Détail de la facture
Une facture précise, par exemple celle du membre Piet, présente tout son historique :
Barre de statut : Indique immédiatement Payée, Impayée ou Échec.
Détails à gauche : Vous voyez précisément ce qui a été facturé, par exemple Abonnement Or, le montant et l’inclusion ou non de TVA.
Coordonnées du membre à droite : Vous trouvez nom et adresse ainsi que le Profil de paiement. Vérifiez la présence d’un mandat SEPA actif ou d’une carte bancaire associée.
Chronologie en bas : Le journal indique création de la facture, envoi de l’e-mail et tentative de prélèvement.
2. Moyens de paiement & délais
FITsociety propose plusieurs moyens de paiement dont dépend le délai d’encaissement :
A. Prélèvement SEPA automatique
Le moyen le plus courant pour les abonnements prélève automatiquement le compte du membre.
Fonctionnement : Vous lancez le prélèvement. La facture devient Impayée.
Délai : SEPA n’est pas immédiat. Il faut en moyenne 3 à 5 jours ouvrés pour le traitement bancaire et le crédit effectif via Stripe ou Mollie. La facture FITsociety passe ensuite à Payée.
B. Carte bancaire / contestation
Les membres peuvent payer par carte bancaire.
Fonctionnement : Le paiement est souvent immédiat et la facture devient Payée.
Risque de contestation : Le membre peut déclarer ne pas reconnaître le paiement. L’argent est gelé ou repris jusqu’à résolution du litige. Cela peut prendre des semaines à des mois .
C. iDEAL / Bancontact : paiement direct
Avec un lien, le membre paie dans son application bancaire.
Fonctionnement : Une fois le paiement terminé, la facture passe immédiatement à Payée, en quelques minutes.
3. Qu’est-ce qu’un rejet et comment le résoudre ?
Un paiement peut échouer : on parle de rejet de prélèvement ou « storno ».
Que signifie un rejet ?
La banque a annulé ou refusé le prélèvement. Causes fréquentes :
Solde insuffisant : le compte ne contenait pas assez d’argent lors du prélèvement.
Compte bloqué : le compte est fermé ou bloque les prélèvements.
Refus du membre (notification de prélèvement injustifié) : le membre a contesté le prélèvement auprès de sa banque et demandé son remboursement.
Que se passe-t-il dans le système ?
Après un échec SEPA, la facture passe automatiquement d’Impayée ou Payée à « Échec » avec une étiquette rouge.
Comment résoudre le rejet ?
Pour récupérer le paiement, ouvrez le détail de la facture en échec et cliquez sur le bouton d’action à trois points:
Envoyer un lien : solution la plus simple : un lien manuel iDEAL, par exemple, permet de payer immédiatement.
Relancer le prélèvement : Réessayez le SEPA si le solde est rétabli. Attention : le délai est à nouveau de 3 à 5 jours ouvrés.
Envoyer un rappel : Envoyez un rappel formel via le système.