🚫 Kort Antwoord: Nee, het is wettelijk niet toegestaan om facturen te verwijderen.
Facturen die eenmaal zijn aangemaakt en/of verzonden, kunnen niet uit de administratie van onze software worden verwijderd. Dit is een strikte vereiste vanuit de Nederlandse Belastingdienst en geldt voor alle ondernemingen.
💡 Waarom mag een factuur niet verwijderd worden?
De Belastingdienst eist dat uw administratie volledig en onwijzigbaar is. Zodra een factuur een uniek, opeenvolgend nummer heeft gekregen, moet deze in uw administratie blijven, ongeacht of de factuur fouten bevat, geannuleerd is of nooit betaald wordt.
Dit zorgt ervoor dat de financiële stromen traceerbaar en controleerbaar blijven bij een eventuele controle.
✅ Wat moet ik doen bij een foutieve of ongewenste factuur?
In plaats van de factuur te verwijderen, moet u altijd een correctie doorvoeren. Dit doet u op de volgende manier:
1. De Correcte Manier: Het gebruik van een creditfactuur
De enige wettelijk toegestane manier om een factuur te corrigeren of ongedaan te maken, is door middel van een creditfactuur (ook wel creditnota genoemd).
Hoe werkt dit?
klik op de betreffende factuur.
In de pagina met factuurdetails bevind zich rechts bovenin het scherm een knop 'creditfactuur aanmaken' klik hier op.
er wordt automatisch een creditfactuur gekoppeld aan de foutieve factuur en beiden worden op betaald gezet.
De creditfactuur compenseert de originele, foutieve factuur, waardoor de som van beide facturen in uw administratie op nul uitkomt.
Resultaat: De klant is niets meer verschuldigd en uw administratie is volledig correct en voldoet aan de eisen van de Belastingdienst.
2. Wat als de klant de factuur niet ontvangen heeft?
Zelfs als een factuur per ongeluk is aangemaakt en nog niet naar de klant is verzonden, moet u toch de creditfactuurmethode gebruiken om deze uit uw administratie te halen.