1. Het Overzicht gebruiken
Wanneer je de pagina 'Facturen' opent, zie je bovenaan een grafiek met je Totale omzet. Daaronder vind je de lijst met alle facturen.
Zoeken en Filteren
Zoekbalk: Typ hier de naam van een klant of een specifiek factuurnummer in (bijv. "FAC-1234") om een factuur snel terug te vinden.
Filter (Schuifjes-icoon): Klik hierop om facturen te filteren op een specifieke Status (bijv. alleen 'Openstaand' tonen), een specifieke Klant, of een Datum (bijv. alle facturen van vorige maand).
Kolommen aanpassen (Streepjes-icoon): Bepaal zelf welke informatie je in de tabel ziet door kolommen (zoals Factuurnummer, Status, Datum, of Totaal) aan of uit te vinken.
Nieuwe factuur maken
Wil je handmatig iets in rekening brengen? Klik dan rechtsboven op de zwarte knop 'Nieuwe factuur'. Hier kun je een klant selecteren, producten of diensten toevoegen en direct een betaalverzoek of incasso starten.
2. Factuurstatussen (Wat betekent wat?)
Elke factuur heeft een "status-tag" (een gekleurd label). Dit is wat ze betekenen:
Concept (Grijs): De factuur is aangemaakt in het systeem, maar is nog niet naar de klant gestuurd. De klant weet hier nog niks van.
Openstaand (Oranje): De factuur is verstuurd (of de incasso is gestart), maar het geld is nog niet binnen. Let op: bij een SEPA-incasso blijft de status 'Openstaand' totdat het geld daadwerkelijk op je rekening staat (dit duurt 3 tot 5 werkdagen).
Betaald (Groen): Het bedrag is succesvol afgeschreven of de klant heeft zelf betaald. Het geld is (of komt) jouw kant op.
Mislukt / Verlopen (Rood): De betaling is niet gelukt (bijv. wegens onvoldoende saldo) of de betaallink is verlopen.
Geannuleerd (Grijs): De factuur is door jou handmatig ingetrokken voordat deze betaald was.
3. Acties per factuur (De drie puntjes)
Helemaal rechts in de tabel, achter elke factuur, zie je drie puntjes (...). Als je hierop klikt, open je het actiemenu. Welke opties je ziet, hangt af van de status van de factuur.
Veelvoorkomende acties:
Markeer als betaald: Heeft de klant jou contant betaald of het bedrag zelf overgemaakt naar je bankrekening (buiten de app om)? Gebruik dan deze knop. De factuur wordt dan handmatig op 'Betaald' gezet.
Bekijken: Open de factuur om alle details te zien.
Download PDF: Download de originele factuur als PDF-bestand voor je eigen administratie of om naar de klant te mailen.
Herinnering sturen: (Alleen bij openstaande facturen). Stuur de klant direct een herinneringsmail dat er nog een bedrag openstaat.
Maak creditnota: (Alleen bij betaalde facturen). Heeft de klant onterecht betaald of geannuleerd? Maak hiermee een creditnota aan (zie artikel 3).
Let op: Je kunt een factuur nooit zomaar verwijderen uit het systeem (dit mag niet van de Belastingdienst). Moet een factuur ongedaan gemaakt worden? Dan gebruik je de optie 'Geannuleerd' (als deze nog niet betaald is) of maak je een 'Creditnota' (als deze wel betaald is).