1. Het Factuur Detailoverzicht
Wanneer je een specifieke factuur opent (bijv. van klant Piet), zie je de complete 'geschiedenis' van die factuur:
Statusbalk bovenaan: Hier zie je direct of de factuur 'Betaald', 'Openstaand' of 'Mislukt' is.
Factuurdetails (Linker kolom): Hier staat precies wat er in rekening is gebracht (bijv. Abonnement Goud), voor welk bedrag, en of de factuur inclusief of exclusief BTW is.
Klantgegevens (Rechter kolom): Hier vind je de NAW-gegevens van de klant en, heel belangrijk, het Betaalprofiel. Hier zie je of de klant een actieve SEPA-machtiging (bankrekening) of Creditcard heeft gekoppeld.
Tijdlijn (Onderaan): Dit is de 'log' van de factuur. Hier zie je precies wanneer de factuur is aangemaakt, wanneer de mail is verstuurd en wanneer er een poging tot afschrijving is gedaan.
2. Betaalmethoden & Verwerkingstijden
FITsociety ondersteunt verschillende manieren waarop een klant jou kan betalen. De methode bepaalt hoe lang het duurt voordat het geld bij jou is:
A. SEPA Incasso (Automatische afschrijving)
Dit is de meest gebruikte methode voor abonnementen. Het systeem haalt het geld automatisch van de bankrekening van de klant.
Hoe het werkt: Je start de incasso. De status van de factuur wordt 'Openstaand'.
Tijdslijn: Een SEPA incasso is niet direct. Het duurt gemiddeld 3 tot 5 werkdagen voordat de bank de transactie heeft verwerkt en het geld daadwerkelijk is bijgeschreven (via Stripe of Mollie). Pas dán springt de factuur in FITsociety op 'Betaald'.
B. Creditcard / Chargeback
Klanten kunnen ook betalen met hun creditcard.
Hoe het werkt: De betaling is vaak direct, de factuur springt meteen op 'Betaald'.
Risico (Chargeback): Een klant kan bij zijn creditcardmaatschappij aangeven dat hij de betaling niet herkent (een chargeback). Het geld wordt dan bevroren of teruggehaald totdat het geschil is opgelost. Dit proces kan soms weken tot maanden duren.
C. iDEAL / Bancontact (Directe betaling)
Als je een betaallink stuurt, betaalt de klant direct via zijn eigen bank-app.
Hoe het werkt: Zodra de klant de betaling afrondt, springt de factuur direct (binnen enkele minuten) op 'Betaald'.
3. Wat is een Stornering (Storno) en hoe los je het op?
Soms gaat een betaling mis. Dit noemen we in de financiële wereld een stornering (of 'storno').
Wat betekent stornering?
Een stornering betekent dat de bank de afschrijving heeft teruggedraaid of geweigerd. De meest voorkomende redenen zijn:
Onvoldoende saldo: De klant had te weinig geld op de rekening toen de incasso plaatsvond.
Rekening geblokkeerd: De bankrekening is opgeheven of geblokkeerd voor automatische incasso's.
Klant weigert (Melding Onterechte Incasso): De klant heeft zelf bij zijn bank aangegeven het niet eens te zijn met de afschrijving en het geld laten terugboeken.
Wat gebeurt er in het systeem?
Als een SEPA-incasso mislukt (stornering), verandert de status van de factuur in FITsociety automatisch van 'Openstaand' (of 'Betaald') naar 'Mislukt' (rood label).
Hoe los je een stornering op?
Als coach moet je nu actie ondernemen om je geld alsnog te krijgen. Ga naar het detailoverzicht van de mislukte factuur en klik op de Actie-knop (drie puntjes):
Betaallink sturen: De makkelijkste oplossing. Stuur de klant een handmatige betaallink (bijv. voor iDEAL) zodat ze het bedrag direct kunnen overmaken.
Opnieuw incasseren: Je kunt proberen de SEPA-incasso nogmaals te starten (handig als je weet dat het saldoprobleem is opgelost). Let op: ook dit duurt weer 3 tot 5 werkdagen.
Herinnering sturen: Stuur een formele herinnering via het systeem.