Medewerkers beheren in FITsociety
Via Instellingen → Medewerkerbeheer beheer je wie toegang heeft tot jouw FITsociety-omgeving, welke rechten iemand heeft en of iemand als trainer gebruikt kan worden.
Direct naar Medewerkerbeheer: coach.fitsociety.io/company/settings/employees
Waarom is Medewerkerbeheer belangrijk?
In Medewerkerbeheer zie je in één overzicht hoe je team is ingericht. Bovenaan de pagina zie je onder andere:
Medewerkers: het totaal aantal mensen met toegang tot jouw bedrijf.
Coaches, Beheerders en Trainers: de verdeling van rollen en trainerstatussen binnen je team.
2FA ingeschakeld: hoeveel medewerkers twee-factor-authenticatie gebruiken.
Wat betekenen de kolommen?
Medewerker: de naam en het profiel van de medewerker.
E-mailadres: het e-mailadres waarmee de medewerker inlogt.
Rol: bepaalt welke rechten iemand heeft, bijvoorbeeld Coach of Beheerder.
Toegangsstatus: geeft aan of iemand toegang heeft tot dit bedrijf binnen FITsociety.
Trainerstatus: geeft aan of iemand als trainer gekozen kan worden bij lessen en leden.
Kalenderkleur: de kleur waarmee deze medewerker in de kalender wordt weergegeven.
Laatst actief: wanneer de medewerker voor het laatst actief was.
2FA: of twee-factor-authenticatie voor deze medewerker is ingesteld.
Kolommen zoals locaties en uitzonderingen kun je via het kolommenmenu tonen wanneer je die details nodig hebt.
Rollen: wat mag iemand doen?
De rol bepaalt welke onderdelen van FITsociety iemand kan gebruiken.
Coach: kan werken met leden, trainingen, voeding, communicatie en andere coachfunctionaliteiten waarvoor toegang is gegeven.
Beheerder: heeft bredere toegang tot bedrijfsinstellingen, medewerkersbeheer en administratieve onderdelen.
Bij uitgebreid toegangsbeheer kunnen rechten per medewerker specifieker worden ingesteld, bijvoorbeeld per locatie, onderdeel of uitzondering.
Toegangsstatus: Actief of Gedeactiveerd
De toegangsstatus gaat over toegang tot jouw bedrijf binnen FITsociety.
Actief: de medewerker kan toegang krijgen tot jouw bedrijf, afhankelijk van de rol en rechten.
Gedeactiveerd: de medewerker heeft geen actieve toegang meer tot jouw bedrijf. De medewerker wordt niet verwijderd en de geschiedenis blijft behouden. Je kunt de medewerker later weer activeren.
Deactiveren is handig wanneer iemand tijdelijk geen toegang mag hebben, maar je de medewerker en de historie wel wilt behouden.
Trainerstatus: Actief of Inactief
De trainerstatus staat los van de toegangsstatus. Deze status bepaalt of iemand als trainer gebruikt kan worden.
Actief: de medewerker kan als trainer geselecteerd worden bij het aanmaken of bewerken van lessen en bij het koppelen van een trainer aan een lid.
Inactief: de medewerker kan nog steeds toegang hebben tot FITsociety als de toegangsstatus actief is, maar wordt niet aangeboden als trainer bij lessen of leden.
Gebruik trainerstatus bijvoorbeeld voor administratieve medewerkers die wel toegang nodig hebben, maar zelf geen lessen geven.
Deactiveren of verwijderen?
Deactiveren en verwijderen zijn niet hetzelfde.
Deactiveren: de medewerker verliest toegang tot jouw bedrijf, maar blijft bewaard. Geschiedenis en bestaande gegevens blijven behouden. Dit kun je later terugdraaien met Activeren.
Verwijderen: gebruik je wanneer iemand definitief uit jouw bedrijf moet. Bij verwijderen kies je een vervanger, zodat gekoppelde gegevens worden overgezet naar een actieve medewerker.
Kies dus voor Deactiveren als je vooral toegang wilt blokkeren en historie wilt behouden. Kies voor Verwijderen als iemand echt weggaat en gekoppelde data naar iemand anders moet worden overgezet.
Wanneer kan iemand niet als trainer gekozen worden?
Een medewerker kan alleen als trainer gekozen worden wanneer beide statussen goed staan:
De Toegangsstatus moet Actief zijn.
De Trainerstatus moet Actief zijn.
Staat één van deze statussen niet actief? Dan wordt de medewerker niet aangeboden als trainer bij lessen of leden.
Een nieuwe medewerker toevoegen
Ga naar Instellingen → Medewerkerbeheer.
Klik op Medewerker toevoegen.
Vul de naam en het e-mailadres in.
Stel de juiste rol en trainerstatus in.
De medewerker ontvangt een uitnodiging per e-mail.
Medewerkers aanpassen
Klik op de drie puntjes achter een medewerker om acties te openen. Afhankelijk van je rechten kun je bijvoorbeeld:
het profiel bewerken;
toegang beheren;
de medewerker activeren of deactiveren;
de medewerker verwijderen en een vervanger kiezen;
2FA of wachtwoordacties uitvoeren.
Goed om te weten
Je kunt jezelf niet zomaar deactiveren of verwijderen.
Er moet altijd minimaal één actieve beheerder overblijven.
2FA helpt om beheerdersaccounts extra te beschermen.