Gérer les collaborateurs dans FITsociety
Depuis Paramètres → Gestion des collaborateurs vous gérez qui accède à votre environnement FITsociety, ses droits et sa disponibilité en tant qu’entraîneur.
Accès direct à la gestion des collaborateurs : coach.fitsociety.io/company/settings/employees
Pourquoi la gestion des collaborateurs est-elle importante ?
La gestion des collaborateurs présente l’organisation de votre équipe. En haut de la page, vous voyez notamment :
Collaborateurs: le nombre total de personnes ayant accès à votre entreprise.
Coachs, administrateurs et entraîneurs: la répartition des rôles et des statuts d’entraîneur dans l’équipe.
2FA activée: combien de collaborateurs utilisent l’authentification à deux facteurs.
Que signifient les colonnes ?
Collaborateur: le nom et le profil du collaborateur.
Adresse e-mail: l’adresse utilisée par le collaborateur pour se connecter.
Rôle: détermine les droits, par exemple Coach ou Administrateur.
Statut d’accès: indique si la personne a accès à cette entreprise dans FITsociety.
Statut d’entraîneur: indique si la personne peut être sélectionnée comme entraîneur pour les cours et les membres.
Couleur du calendrier: la couleur représentant ce collaborateur dans le calendrier.
Dernière activité: la dernière fois que le collaborateur a été actif.
2FA: indique si l’authentification à deux facteurs est configurée pour ce collaborateur.
Vous pouvez afficher les colonnes comme les sites et les exceptions depuis le menu des colonnes lorsque vous avez besoin de ces détails.
Rôles : que peut faire chacun ?
Le rôle détermine les parties de FITsociety auxquelles une personne peut accéder.
Coach: peut travailler avec les membres, les entraînements, la nutrition, la communication et les autres fonctions de coaching autorisées.
Administrateur: dispose d’un accès plus large aux paramètres de l’entreprise, à la gestion des collaborateurs et aux fonctions administratives.
La gestion avancée des accès permet de définir les droits plus précisément pour chaque collaborateur, par exemple par site, section ou exception.
Statut d’accès : Actif ou Désactivé
Le statut d’accès concerne l’accès à votre entreprise dans FITsociety.
Actif: le collaborateur peut accéder à votre entreprise selon son rôle et ses droits.
Désactivé: le collaborateur n’a plus d’accès actif à votre entreprise. Il n’est pas supprimé et son historique est conservé. Vous pouvez le réactiver ultérieurement.
La désactivation est utile pour suspendre temporairement l’accès d’une personne tout en conservant son profil et son historique.
Statut d’entraîneur : Actif ou Inactif
Le statut d’entraîneur est indépendant du statut d’accès. Il détermine si la personne peut être utilisée comme entraîneur.
Actif: le collaborateur peut être sélectionné comme entraîneur lors de la création ou de la modification de cours et de l’attribution d’un entraîneur à un membre.
Inactif: le collaborateur peut toujours accéder à FITsociety si son accès est actif, mais n’est pas proposé comme entraîneur pour les cours ou les membres.
Utilisez par exemple le statut d’entraîneur pour les collaborateurs administratifs qui ont besoin d’un accès mais ne donnent pas de cours.
Désactiver ou supprimer ?
La désactivation et la suppression sont différentes.
Désactiver: le collaborateur perd l’accès à votre entreprise, mais reste enregistré. L’historique et les données sont conservés. Vous pouvez annuler cette action avec Activer.
Supprimer: utilisez cette action lorsqu’une personne quitte définitivement l’entreprise. Choisissez un remplaçant pour transférer les données liées à un collaborateur actif.
Choisissez donc Désactiver si vous souhaitez surtout bloquer l’accès et conserver l’historique. Choisissez Supprimer si la personne part définitivement et que ses données liées doivent être transférées à quelqu’un d’autre.
Quand une personne ne peut-elle pas être choisie comme entraîneur ?
Un collaborateur ne peut être sélectionné comme entraîneur que si les deux statuts sont correctement réglés :
Le Statut d’accès doit être Actif.
Le Statut d’entraîneur doit être Actif.
Si l’un des statuts n’est pas actif, le collaborateur n’est pas proposé comme entraîneur pour les cours ou les membres.
Ajouter un collaborateur
Accédez à Paramètres → Gestion des collaborateurs.
Cliquez sur Ajouter un collaborateur.
Saisissez le nom et l’adresse e-mail.
Définissez le rôle et le statut d’entraîneur appropriés.
Le collaborateur reçoit une invitation par e-mail.
Modifier les collaborateurs
Cliquez sur les trois points à côté d’un collaborateur pour ouvrir les actions. Selon vos droits, vous pouvez par exemple :
modifier le profil ;
gérer l’accès ;
activer ou désactiver le collaborateur ;
supprimer le collaborateur et choisir un remplaçant ;
effectuer des actions liées à la 2FA ou au mot de passe.
Bon à savoir
Vous ne pouvez pas simplement vous désactiver ou vous supprimer vous-même.
Il doit toujours rester au moins un administrateur actif.
La 2FA renforce la protection des comptes administrateurs.