🚫 Kurze Antwort: Nein, das Löschen von Rechnungen ist gesetzlich nicht erlaubt.
Einmal erstellte und/oder versendete Rechnungen können nicht aus der Buchhaltung unserer Software entfernt werden. Dies ist eine strikte Anforderung der niederländischen Steuerbehörde und gilt für alle Unternehmen.
💡 Warum darf eine Rechnung nicht gelöscht werden?
Die Steuerbehörde verlangt, dass Ihre Buchhaltung vollständig und unveränderbar ist. Sobald eine Rechnung eine eindeutige, fortlaufende Nummer erhalten hat, muss sie in Ihrer Buchhaltung bleiben, unabhängig davon, ob sie Fehler enthält, storniert ist oder nie bezahlt wird.
Dadurch bleiben die Finanzströme nachvollziehbar und prüfbar bei einer möglichen Kontrolle.
✅ Was muss ich bei einer fehlerhaften oder unerwünschten Rechnung tun?
Statt die Rechnung zu löschen, müssen Sie immer eine Korrektur vornehmen. Gehen Sie so vor:
1. Die richtige Methode: Eine Gutschrift verwenden
Die einzige gesetzlich erlaubte Methode, eine Rechnung zu korrigieren oder rückgängig zu machen, ist eine Gutschrift (auch Gutschriftsrechnung genannt).
Wie funktioniert das?
Klicken Sie auf die betreffende Rechnung.
Oben rechts in den Rechnungsdetails finden Sie die Schaltfläche „Gutschrift erstellen“. Klicken Sie darauf.
Es wird automatisch eine Gutschrift mit der fehlerhaften Rechnung verknüpft und beide werden auf bezahlt gesetzt.
Die Gutschrift gleicht die ursprüngliche fehlerhafte Rechnung aus, sodass die Summe beider Rechnungen in Ihrer Buchhaltung null ergibt.
Ergebnis: Der Kunde schuldet nichts mehr und Ihre Buchhaltung ist vollständig korrekt und entspricht den Anforderungen der Steuerbehörde.
2. Was, wenn der Kunde die Rechnung nicht erhalten hat?
Auch wenn eine Rechnung versehentlich erstellt wurde und noch nicht an den Kunden versendet wurde, müssen Sie die Gutschriftmethode verwenden, um sie aus Ihrer Buchhaltung auszubuchen.