Coachverfügbarkeit einstellen
Möchten Sie, dass Kunden selbst Sitzungen buchen können? Dann muss FITsociety wissen, wann Sie (oder Ihre Coaches) verfügbar sind. Dies stellen Sie ein über Coachverfügbarkeit im Kalender.
📍 Direkt zu: coach.fitsociety.io/calendar/settings/coaches
Wie gelangen Sie dorthin?
Gehen Sie zu Kalender.
Klicken Sie oben rechts auf die drei Punkte (⋯).
Wählen Sie Coachverfügbarkeit.
Links sehen Sie eine Liste aller Coaches. Klicken Sie auf einen Coach, um seine Verfügbarkeit einzustellen. Jeder Coach hat vier Registerkarten: Wochenplan, Bestimmte Daten, Abwesenheit und Einstellungen.
⚠️ Wichtig: Erlaubte Kurse sind erforderlich
Bei jedem erstellten Zeitfenster müssen Sie mindestens einen erlaubten Kurs auswählen. Andernfalls gibt es für Kunden keine buchbaren Zeitfenster, auch wenn Sie die Verfügbarkeit eingestellt haben. Sie sehen eine Warnung, wenn dies nicht ausgefüllt ist.
Registerkarte 1: Wochenplan
Hier legen Sie die standardmäßige wöchentliche Verfügbarkeit fest. Sie bildet die jede Woche wiederkehrende Grundlage.
Plan erstellen
Klicken Sie auf Hinzufügen.
Geben Sie dem Plan einen Name (z. B. „Standard“ oder „Sommerplan“).
Legen Sie ein Startdatum fest. Optional: Legen Sie ein Enddatum fest, wenn der Plan nur vorübergehend gilt.
Stellen Sie den Schalter auf Aktiv.
Tage aktivieren und Zeitfenster festlegen
Aktivieren Sie pro Tag den Schalter und stellen Sie das Zeitfenster ein:
Uhrzeit – von wann bis wann Sie verfügbar sind (z. B. 09:00 – 17:00).
Ort – an welchem Standort Sie verfügbar sind. Wählen Sie „Beliebig“, wenn Sie an mehreren Standorten arbeiten.
Zone – optional, für bestimmte Zonen innerhalb eines Standorts.
Erlaubte Kurse – erforderlich. Wählen Sie, welche Kurstypen Kunden in diesem Zeitfenster buchen dürfen (z. B. „PT-Sitzung“ oder „Online-Coaching-Gespräch“).
Mehrere Zeitfenster pro Tag
Möchten Sie morgens und nachmittags verfügbar sein, aber nicht nachmittags? Klicken Sie auf Hinzufügen neben dem Tag, um ein zusätzliches Zeitfenster hinzuzufügen. So können Sie zum Beispiel 08:00–12:00 und 15:00–19:00 einstellen.
Mehrere Pläne
Sie können mehrere Pläne erstellen, zum Beispiel einen Winter- und einen Sommerplan. Geben Sie jedem Plan einen eindeutigen Namen und legen Sie die richtigen Start- und Enddaten fest. So wechseln Sie einfach zwischen Zeiträumen.
Registerkarte 2: Bestimmte Daten
Fügen Sie einmalige Verfügbarkeit für ein bestimmtes Datum hinzu. Dies ist hilfreich, wenn Sie außerhalb Ihres normalen Plans verfügbar sind, zum Beispiel an einem zusätzlichen Samstag oder einem Tag, an dem Sie später beginnen.
Klicken Sie auf Hinzufügen.
Wählen Sie das Datum.
Legen Sie Uhrzeiten, Standort und erlaubte Kurse fest — wie beim Wochenplan.
Die Verfügbarkeit an einem bestimmten Datum hat Vorrang vor dem Wochenplan für diesen Tag.
Registerkarte 3: Abwesenheit
Markieren Sie Tage, an denen Sie wegen Urlaub, Krankheit oder persönlicher Abwesenheit nicht verfügbar sind. An diesen Tagen können Kunden nicht buchen, auch wenn der Tag in Ihrem Wochenplan enthalten ist.
Klicken Sie auf Hinzufügen.
Wählen Sie das Datum oder den Datumsbereich (z. B. einen Urlaubszeitraum vom 1. bis 14. August).
Fügen Sie bei Bedarf eine Beschreibung hinzu.
Speichern Sie.
Registerkarte 4: Einstellungen
Hier legen Sie die Regeln für Kundenbuchungen fest.
Buchungsfenster
Maximal im Voraus buchen (Tage) – wie weit im Voraus ein Kunde buchen darf. Standard: 60 Tage.
Mindestvorlauf für Buchungen (Minuten) – wie lange vor Beginn eine Buchung spätestens erfolgen muss. Standard: 60 Minuten.
Puffer zwischen Sitzungen (Minuten) – automatische Pausenzeit zwischen zwei Buchungen.
Platzierung von Kundenbuchungen
Buchungstyp – bestimmt, wie verfügbare Zeitfenster Kunden angeboten werden:
Flexibel (Standard) – der Kunde wählt frei aus allen verfügbaren Zeitfenstern.
Zeitfensterabstand (Min.) – das Intervall, in dem Zeitfenster angeboten werden. Standard: 30 Minuten.
Standortverfügbarkeit (Open Gym)
Neben der Coachverfügbarkeit können Sie auch die Verfügbarkeit eines Standorts ohne zugeordneten Coach festlegen. Hilfreich für Open-Gym-Zeitblöcke.
Gehen Sie zu Kalender → drei Punkte → Standortverfügbarkeit.
Wählen Sie links den Standort.
Legen Sie Zeitfenster pro Tag fest — wie bei der Coachverfügbarkeit.
Unterschied zwischen Verfügbarkeit und Kurserstellung
Ein Kurs hat eine feste Uhrzeit; Kunden melden sich für diesen bestimmten Kurs an. Der Coach bestimmt, wann der Kurs stattfindet.
Verfügbarkeit legt Zeitfenster fest, innerhalb derer ein Kunde selbst eine Uhrzeit auswählt. Er bucht zu einem passenden Zeitpunkt, sofern dieser innerhalb der verfügbaren Zeitfenster und Buchungsregeln liegt.