Configurer les disponibilités du coach
Pour laisser les membres réserver seuls, FITsociety doit connaître vos disponibilités ou celles des coachs. Configurez-les via Disponibilités du coach dans le calendrier.
📍 Accès direct : coach.fitsociety.io/calendar/settings/coaches
Comment y accéder ?
Accédez à Calendrier.
En haut à droite, cliquez sur les trois points (⋯).
Choisissez Disponibilités du coach.
La liste des coachs apparaît à gauche. Cliquez sur un coach pour régler ses disponibilités. Chacun dispose de quatre onglets : Planning hebdomadaire, Dates particulières, Absences et Paramètres.
⚠️ Important : cours autorisés obligatoires
Pour chaque créneau, sélectionnez au moins un cours autorisé . Sans cela, aucun créneau n’est réservable, même si des disponibilités sont définies. Un avertissement apparaît si ce champ est vide.
Onglet 1 : planning hebdomadaire
Définissez les disponibilités hebdomadaires habituelles. Cette base se répète chaque semaine.
Créer un planning
Cliquez sur Ajouter.
Donnez au planning un Nom par exemple « Habituel » ou « Planning d’été ».
Définissez une Date de début . Ajoutez éventuellement une date de fin pour un planning temporaire.
Réglez l’interrupteur sur Actif.
Activer les jours et définir les créneaux
Pour chaque jour, activez l’interrupteur et configurez le créneau :
Heure – heures de disponibilité, par exemple 09:00 – 17:00.
Site – site où vous êtes disponible. Choisissez « Tous » si vous travaillez sur plusieurs sites.
Zone – facultatif, pour des zones précises d’un site.
Cours autorisés – obligatoire. Sélectionnez les types de cours réservables dans ce créneau, comme « Séance PT » ou « Online Coaching Call ».
Plusieurs créneaux par jour
Pour être disponible le matin et l’après-midi mais pas l’après-midi, cliquez sur Ajouter à côté du jour pour ajouter un créneau. Par exemple 08:00–12:00 et 15:00–19:00.
Plusieurs plannings
Créez plusieurs plannings, par exemple hiver et été. Donnez-leur un nom clair et les bonnes dates de début/fin pour changer facilement de période.
Onglet 2 : dates particulières
Ajoutez une disponibilité ponctuelle pour une date précise, par exemple un samedi supplémentaire ou un jour commençant plus tard que d’habitude.
Cliquez sur Ajouter.
Sélectionnez la date.
Définissez horaires, site et cours autorisés comme pour le planning hebdomadaire.
Une disponibilité à une date précise est prioritaire sur le planning hebdomadaire de cette journée.
Onglet 3 : absences
Indiquez les jours indisponibles pour vacances, maladie ou raisons personnelles. Ces jours-là, les membres ne peuvent pas réserver, même si le jour figure au planning hebdomadaire.
Cliquez sur Ajouter.
Sélectionnez la date ou la période, par exemple du 1 au 14 août.
Ajoutez éventuellement une description.
Enregistrez.
Onglet 4 : paramètres
Définissez les règles de réservation autonome.
Fenêtres de réservation
Anticipation maximale (jours) – délai maximal de réservation à l’avance. Par défaut 60 jours.
Préavis minimum (minutes) – délai minimum avant la séance pour réserver. Par défaut 60 minutes.
Marge entre séances (minutes) – repos automatique entre deux réservations.
Placement des réservations des membres
Type de réservation – définit comment les créneaux sont proposés aux membres :
Flexible par défaut : le membre choisit librement parmi les créneaux disponibles.
Pas des créneaux (min) – intervalle de proposition des créneaux. Par défaut 30 minutes.
Disponibilités du site (accès libre)
Vous pouvez aussi définir des disponibilités de site sans coach associé, par exemple pour l’accès libre à la salle.
Accédez à Calendrier → trois points → Disponibilités du site.
Sélectionnez le site à gauche.
Définissez les créneaux par jour comme pour les coachs.
Différence entre disponibilité et création d’un cours
Un cours a une heure fixe et les membres s’inscrivent à ce cours précis. Le coach décide de son horaire.
Disponibilité définit des plages dans lesquelles le membre choisit son horaire, à condition de respecter les fenêtres et règles de réservation.