Un Zap commence par un déclencheur : l’événement démarrant l’automatisation. Une ou plusieurs actions suivent. FITsociety peut démarrer un Zap ou agir après un événement d’une autre application.
Quels déclencheurs utiliser ?
La connexion propose des déclencheurs directs pour les membres, réservations, factures, paiements, formulaires, progression et documents. Choisissez l’événement adapté au processus. Un déclencheur transmet un événement sans récupérer automatiquement tout le dossier du membre ni toutes les réponses d’un formulaire.
Il existe aussi New Client et New Booking. Ils recherchent périodiquement de nouveaux enregistrements selon votre abonnement Zapier. New Client réagit aussi lorsqu’un compte FITsociety existant rejoint votre entreprise. New Booking peut inclure des réservations en attente ou à approuver : ajoutez un filtre de statut pour ne traiter que les réservations confirmées.
Certains déclencheurs directs portent encore le nom Client Created via API ou Booking Created via API. Lisez aussi leur description : dans la connexion actualisée, les actions ordinaires prises en charge de l’application sont également raccordées. N’utilisez pas simultanément un déclencheur périodique et direct pour un même processus sans déduplication.
Quelles actions effectuer dans FITsociety ?
Rechercher un membre par e-mail ou ID, le créer ou modifier ses coordonnées.
Envoyer une invitation, ajouter ou retirer des tags et attribuer un coach.
Attribuer un questionnaire initial ou planifier un bilan.
Rechercher, créer ou annuler une réservation et modifier la présence.
Modifier un champ personnalisé éditable d’un membre.
Un événement de facture ne signifie pas qu’une action de création de facture existe. Le menu d’actions Zapier détermine les opérations disponibles. Réservations et annulations restent soumises aux règles habituelles de réservation, de crédit et d’annulation de votre entreprise.
Exemple : ajouter un tag après l’envoi d’un formulaire
Choisissez l’application du formulaire comme déclencheur.
Ajoutez FITsociety → Find Client et associez l’adresse e-mail de l’envoi. La recherche utilise l’adresse exacte sans distinguer majuscules et minuscules.
Poursuivez uniquement si un membre est trouvé.
Ajoutez Add Tags to Client . Utilisez le Client ID de la recherche et sélectionnez un tag existant.
Associez l’ID unique de l’envoi du formulaire à Source Event ID.
Testez avec un membre de test, vérifiez le tag dans FITsociety, puis activez le Zap.
Quel ID utiliser ?
Pour les actions sur les membres, utilisez toujours Client ID. Dans New Client, le champ général ID est celui de la relation d’entreprise, ce qui est différent. Pour un événement direct, l’ID général est celui de l’événement. Utilisez son Client ID disponible ou récupérez d’abord le membre avec Find Client by ID. Une action de réservation nécessite un Booking ID.
Éviter les actions en double
Chaque écriture demande un Source Event ID. Associez l’ID unique et stable de l’événement d’origine. N’utilisez pas un texte fixe pour tous les nouveaux événements. FITsociety reconnaît ainsi la même action pendant les nouvelles tentatives sur 24 heures. Si la même action effectue volontairement deux modifications du même enregistrement, donnez aux étapes des valeurs fixes distinctes de Action Step ID. Vérifiez aussi la protection contre les doublons des autres applications.
Attention pendant les tests
Un test d’action peut réellement modifier des données ou envoyer un e-mail. Create Client crée un compte sans invitation ; un compte existant est directement associé à l’entreprise et peut recevoir un e-mail. Send Client Invitation envoie une véritable invitation. Recherchez d’abord les membres existants et testez uniquement avec des données prévues à cet effet.
Utilisez la connexion pour les nouveaux événements. Aucune donnée historique n’est synchronisée automatiquement. Les déclencheurs périodiques lisent au maximum les 500 enregistrements les plus récents par vérification et ne conviennent pas aux imports importants.