Een Zap begint met een trigger: de gebeurtenis die de automatisering start. Daarna volgen één of meer acties. FITsociety kan de start van een Zap zijn, of een actie uitvoeren na een gebeurtenis in een andere app.
Welke triggers kun je gebruiken?
De koppeling bevat directe gebeurtenistriggers voor onder andere cliënten, boekingen, facturen en betalingen, formulieren, voortgang en documenten. Kies de gebeurtenis die precies bij je proces past. Een trigger geeft een gebeurtenis door; hij haalt niet automatisch het volledige cliëntdossier of alle formulierantwoorden op.
Daarnaast zijn er New Client en New Booking. Deze controleren periodiek op nieuwe records. Het controle-interval hangt af van je Zapier-abonnement. New Client reageert ook wanneer een bestaand FITsociety-account aan jouw bedrijf wordt gekoppeld. New Booking kan ook wachtlijst- en nog te beoordelen boekingen bevatten: voeg een statusfilter toe als je alleen bevestigde boekingen wilt verwerken.
Sommige directe triggers hebben nog de naam Client Created via API of Booking Created via API. Lees ook de omschrijving van de trigger; in de bijgewerkte koppeling worden de ondersteunde gewone app-handelingen eveneens aangesloten. Kies niet zowel een periodieke als een directe trigger voor hetzelfde vervolgproces zonder dubbele verwerking af te vangen.
Wat kun je in FITsociety laten uitvoeren?
Een cliënt zoeken op e-mailadres of ID, aanmaken of contactgegevens bijwerken.
Een uitnodiging sturen, tags toevoegen of verwijderen en een coach toewijzen.
Een intakeformulier toewijzen of een check-up plannen.
Een boeking zoeken, maken of annuleren en aanwezigheid bijwerken.
Een bewerkbaar eigen cliëntveld wijzigen.
Een gebeurtenis over een factuur betekent bijvoorbeeld niet dat er ook een actie bestaat om een factuur aan te maken. Het actiemenu in Zapier bepaalt welke handelingen beschikbaar zijn. Boekingen en annuleringen blijven onder de normale boekings-, tegoed- en annuleringsregels van je bedrijf vallen.
Voorbeeld: een tag toevoegen na een formulierinzending
Kies de app waarin het formulier wordt ingevuld als trigger.
Voeg FITsociety → Find Client toe en koppel het e-mailadres uit de inzending. Deze zoekactie zoekt op het exacte e-mailadres, zonder onderscheid tussen hoofdletters en kleine letters.
Laat de Zap alleen doorgaan als er een cliënt is gevonden.
Voeg Add Tags to Client toe. Gebruik de Client ID uit de zoekstap en selecteer een bestaande tag.
Koppel het unieke ID van de formulierinzending aan Source Event ID.
Test met een testcliënt, controleer de tag in FITsociety en schakel de Zap in.
Welke ID gebruik je?
Gebruik voor cliëntacties altijd Client ID. Bij New Client is het algemene veld ID het ID van de bedrijfsrelatie; dat is niet hetzelfde. Bij een directe gebeurtenis is het algemene ID juist de gebeurtenis-ID. Gebruik een beschikbare Client ID uit de gebeurtenis of haal de cliënt eerst op met Find Client by ID. Voor een boekingsactie heb je een Booking ID nodig.
Dubbele acties voorkomen
Elke schrijfactie vraagt om een Source Event ID. Koppel hier het unieke, blijvende ID van de oorspronkelijke gebeurtenis aan. Gebruik geen vaste tekst voor alle nieuwe gebeurtenissen. FITsociety herkent hiermee dezelfde actie bij herhaalde pogingen gedurende 24 uur. Voert dezelfde actie bewust twee wijzigingen op hetzelfde record uit, geef de stappen dan verschillende vaste Action Step ID-waarden. Controleer bij andere apps ook hun eigen bescherming tegen dubbele verwerking.
Let op bij testen
Een actietest kan echt gegevens wijzigen of e-mail versturen. Create Client maakt een nieuw account zonder uitnodigingsmail; een bestaand account wordt direct aan het bedrijf gekoppeld en kan daarover een e-mail ontvangen. Send Client Invitation verstuurt een echte uitnodiging. Zoek daarom eerst naar bestaande cliënten en test uitsluitend met daarvoor bestemde gegevens.
Gebruik de koppeling voor nieuwe gebeurtenissen. Er wordt niet automatisch historische informatie gesynchroniseerd. De periodieke triggers lezen maximaal de 500 nieuwste records per controle en zijn niet bedoeld voor grote imports.