Ein Zap beginnt mit einem Trigger: dem Ereignis, das die Automatisierung startet. Danach folgen eine oder mehrere Aktionen. FITsociety kann einen Zap starten oder nach einem Ereignis in einer anderen App eine Aktion ausführen.
Welche Trigger können Sie verwenden?
Die Integration enthält direkte Ereignistrigger für Kunden, Buchungen, Rechnungen und Zahlungen, Formulare, Fortschritt und Dokumente. Wählen Sie ein genau zum Prozess passendes Ereignis. Ein Trigger übermittelt ein Ereignis, ruft aber nicht automatisch die vollständige Kundenakte oder alle Formularantworten ab.
Zusätzlich gibt es New Client und New Booking. Diese prüfen regelmäßig neue Datensätze. Das Intervall hängt vom Zapier-Abonnement ab. New Client reagiert auch auf das Verknüpfen eines bestehenden FITsociety-Kontos mit Ihrem Unternehmen. New Booking kann Wartelisten- und noch zu prüfende Buchungen enthalten: Ergänzen Sie für ausschließlich bestätigte Buchungen einen Statusfilter.
Einige direkte Trigger heißen noch Client Created via API oder Booking Created via API. Lesen Sie auch die Triggerbeschreibung; die aktualisierte Integration unterstützt ebenfalls normale App-Aktionen. Verwenden Sie für denselben Folgeprozess nicht gleichzeitig periodische und direkte Trigger ohne Schutz vor doppelter Verarbeitung.
Was können Sie in FITsociety ausführen lassen?
Kunden nach E-Mail oder ID suchen, erstellen oder Kontaktdaten aktualisieren.
Einladungen senden, Tags hinzufügen oder entfernen und einen Coach zuweisen.
Ein Erstanamneseformular zuweisen oder einen Check-up planen.
Buchungen suchen, erstellen oder stornieren und Anwesenheit aktualisieren.
Ein bearbeitbares eigenes Kundenfeld ändern.
Ein Rechnungsereignis bedeutet beispielsweise nicht, dass es auch eine Aktion zum Erstellen einer Rechnung gibt. Das Zapier-Aktionsmenü bestimmt die verfügbaren Aktionen. Für Buchungen und Stornierungen gelten die normalen Unternehmensregeln zu Buchung, Guthaben und Stornierung.
Beispiel: Nach einer Formulareinsendung einen Tag hinzufügen
Wählen Sie die App der Formulareingabe als Trigger.
Fügen Sie FITsociety → Find Client hinzu und verknüpfen Sie die E-Mail-Adresse aus der Einsendung. Diese Suche verwendet die genaue Adresse ohne Beachtung der Groß- und Kleinschreibung.
Lassen Sie den Zap nur bei gefundenem Kunden fortfahren.
Fügen Sie Add Tags to Client hinzu. Verwenden Sie die Client ID aus dem Suchschritt und wählen Sie einen bestehenden Tag.
Verknüpfen Sie die eindeutige ID der Formulareinsendung mit Source Event ID.
Testen Sie mit einem Testkunden, prüfen Sie den Tag in FITsociety und aktivieren Sie den Zap.
Welche ID verwenden Sie?
Verwenden Sie für Kundenaktionen immer Client ID. Bei New Client ist das allgemeine Feld ID die ID der Unternehmensbeziehung, nicht dieselbe. Bei einem direkten Ereignis ist die allgemeine ID hingegen die Ereignis-ID. Verwenden Sie eine verfügbare Client ID aus dem Ereignis oder rufen Sie den Kunden zuerst mit Find Client by ID ab. Eine Buchungsaktion erfordert eine Booking ID.
Doppelte Aktionen vermeiden
Jede Schreibaktion verlangt eine Source Event ID. Verknüpfen Sie hier die eindeutige, dauerhafte ID des ursprünglichen Ereignisses. Verwenden Sie keinen festen Text für alle neuen Ereignisse. FITsociety erkennt damit 24 Stunden lang dieselbe Aktion bei Wiederholungen. Soll dieselbe Aktion bewusst zwei Änderungen am selben Datensatz ausführen, geben Sie den Schritten unterschiedliche feste Action Step ID-Werte. Prüfen Sie auch den eigenen Duplikatschutz anderer Apps.
Beim Testen beachten
Ein Aktionstest kann echte Daten ändern oder E-Mails senden. Create Client erstellt ein neues Konto ohne Einladungsmail. Ein bestehendes Konto wird direkt mit dem Unternehmen verknüpft und kann dazu eine E-Mail erhalten. Send Client Invitation versendet eine echte Einladung. Suchen Sie deshalb zuerst bestehende Kunden und testen Sie nur mit vorgesehenen Testdaten.
Verwenden Sie die Verbindung für neue Ereignisse. Historische Informationen werden nicht automatisch synchronisiert. Periodische Trigger lesen höchstens die 500 neuesten Datensätze pro Prüfung und sind nicht für große Importe gedacht.