Un Zap empieza con un trigger: el evento que inicia la automatización. Después siguen una o varias acciones. FITsociety puede iniciar un Zap o realizar una acción después de un evento en otra app.
¿Qué triggers puedes utilizar?
La integración incluye triggers de eventos directos para clientes, reservas, facturas y pagos, formularios, progreso y documentos, entre otros. Elige el evento que encaje exactamente con tu proceso. Un trigger transmite un evento; no obtiene automáticamente todo el expediente del cliente ni todas las respuestas de formularios.
También existen New Client y New Booking. Comprueban periódicamente si hay registros nuevos. El intervalo depende de tu suscripción de Zapier. New Client también reacciona cuando una cuenta existente de FITsociety se vincula a tu empresa. New Booking también puede incluir reservas en lista de espera o pendientes de revisión: añade un filtro de estado si solo quieres procesar reservas confirmadas.
Algunos triggers directos todavía se llaman Client Created via API o Booking Created via API. Lee también su descripción: en la integración actualizada también se conectan las acciones normales de la app compatibles. No utilices un trigger periódico y uno directo para el mismo proceso sin controlar los duplicados.
¿Qué puedes ejecutar en FITsociety?
Buscar un cliente por correo electrónico o ID, crearlo o actualizar sus datos de contacto.
Enviar una invitación, añadir o eliminar etiquetas y asignar un coach.
Asignar un formulario de evaluación inicial o programar una revisión.
Buscar, crear o cancelar una reserva y actualizar la asistencia.
Modificar un campo personalizado editable de un cliente.
Por ejemplo, un evento de factura no significa que exista una acción para crear facturas. El menú de acciones de Zapier determina qué operaciones están disponibles. Las reservas y cancelaciones siguen sujetas a las reglas habituales de reserva, saldo y cancelación de tu empresa.
Ejemplo: añadir una etiqueta después del envío de un formulario
Elige como trigger la app en la que se completa el formulario.
Añade FITsociety → Find Client y vincula el correo electrónico del formulario enviado. Esta acción busca por el correo electrónico exacto, sin distinguir mayúsculas de minúsculas.
Permite que el Zap continúe solo si se ha encontrado un cliente.
Añade Add Tags to Client . Utiliza el Client ID del paso de búsqueda y selecciona una etiqueta existente.
Vincula el ID único del envío del formulario a Source Event ID.
Prueba con un cliente de prueba, comprueba la etiqueta en FITsociety y activa el Zap.
¿Qué ID utilizas?
Para las acciones de clientes, utiliza siempre Client ID. En New Client, el campo general ID es el ID de la relación con la empresa; no es lo mismo. En un evento directo, el ID general es el ID del evento. Utiliza un Client ID disponible en el evento u obtén primero el cliente con Find Client by ID. Para una acción de reserva necesitas un Booking ID.
Evitar acciones duplicadas
Cada acción de escritura solicita un Source Event ID. Vincula aquí el ID único y permanente del evento original. No utilices un texto fijo para todos los eventos nuevos. FITsociety reconoce así la misma acción en los reintentos durante 24 horas. Si la misma acción realiza deliberadamente dos cambios en el mismo registro, asigna a los pasos valores fijos distintos de Action Step ID. Comprueba también la protección contra duplicados de las otras apps.
Atención al realizar pruebas
Una prueba de acción puede modificar datos o enviar correos reales. Create Client crea una cuenta nueva sin correo de invitación; una cuenta existente se vincula directamente a la empresa y puede recibir un correo al respecto. Send Client Invitation envía una invitación real. Por eso, busca primero clientes existentes y prueba solo con datos destinados a ello.
Utiliza la integración para eventos nuevos. No se sincroniza automáticamente la información histórica. Los triggers periódicos leen como máximo los 500 registros más recientes en cada comprobación y no están pensados para importaciones grandes.